من أنواع السكرتارية السكرتارية التنفيذية

تُعد السكرتارية من الركائز الأساسية في أي مؤسسة ناجحة، إذ تُسهم في تنظيم العمل الإداري وتنسيق الجهود بين الأقسام المختلفة. ومع تطور بيئة الأعمال، تنوعت أنواع السكرتارية لتناسب مستويات الإدارة واحتياجات المؤسسات المختلفة، بدءًا من السكرتارية العامة وصولًا إلى السكرتارية المتخصصة والتنفيذية. وفي هذا المقال في موقع مفاهيم نتعرف على إجابة سؤال من أنواع السكرتارية السكرتارية التنفيذية صواب خطأ.

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

جدول المحتويات

• من أنواع السكرتارية السكرتارية التنفيذية؟
  • مهام السكرتارية التنفيذية تشمل:
• يمثل هذا النوع من السكرتارية في العاملين الذين يقدمون خدماتهم لرئيس معين: (1 نقطة) السكرتارية المتخصصة. السكرتارية العامة. السكرتارية الخاصة السكرتارية التنفيذية ؟
  • مهام السكرتارية الخاصة تشمل:
• هي وحدة إدارية موجودة في الهيكل التنظيمي للمنظمة؟ أ)السكرتارية الدائمة. ب)السكرتارية العامة . ج)السكرتارية التنفيذية. د)السكرتارية المؤقته ؟
  • مهام السكرتارية العامة تشمل:
• أنواع السكرتارية
  • 1. السكرتارية العامة (General Secretariat):
  • 2. السكرتارية الخاصة (Private Secretariat):
  • 3. السكرتارية التنفيذية (Executive Secretariat):
  • 4. السكرتارية المتخصصة (Specialized Secretariat):
  • 5. السكرتارية المؤقتة (Temporary Secretariat):
  • 6. السكرتارية الدائمة (Permanent Secretariat):
• أنواع السكرتارية حسب المعيار الزمني
  • 1. السكرتارية الدائمة (Permanent Secretariat):
  • 2. السكرتارية المؤقتة (Temporary Secretariat):
• من أنواع السكرتارية حسب التنظيم الإداري
  • 1. السكرتارية العامة (General Secretariat):
  • 2. السكرتارية الخاصة (Private Secretariat):

من أنواع السكرتارية السكرتارية التنفيذية؟

الإجابة هي: صواب.

تُعد السكرتارية التنفيذية من أنواع السكرتارية الأساسية داخل المنظمات والمؤسسات. وهي تُعتبر من أعلى مستويات السكرتارية، حيث يقوم السكرتير التنفيذي بمساعدة المدير العام أو أحد كبار المسؤولين في أداء مهامه اليومية.

مهام السكرتارية التنفيذية تشمل:

• تنظيم المواعيد والاجتماعات الرسمية.
• إعداد التقارير والمراسلات السرّية.
• الإشراف على أعمال السكرتارية الأخرى.
• تنسيق الاتصالات بين الإدارة العليا والأقسام المختلفة.

يمثل هذا النوع من السكرتارية في العاملين الذين يقدمون خدماتهم لرئيس معين: (1 نقطة) السكرتارية المتخصصة. السكرتارية العامة. السكرتارية الخاصة السكرتارية التنفيذية ؟

الإجابة هي: السكرتارية الخاصة.

السكرتارية الخاصة هي النوع الذي يُعنى بتقديم الخدمات الإدارية والتنظيمية لرئيس أو مدير معين في المؤسسة، مثل المدير العام أو رئيس القسم.

مهام السكرتارية الخاصة تشمل:

• تنظيم جدول المواعيد واللقاءات الخاصة بالرئيس.
• استقبال المكالمات والرد على المراسلات الخاصة به.
• إعداد الوثائق والتقارير التي يطلبها الرئيس مباشرة.
• حفظ الملفات والمعلومات بسرية تامة.

هي وحدة إدارية موجودة في الهيكل التنظيمي للمنظمة؟ أ)السكرتارية الدائمة. ب)السكرتارية العامة . ج)السكرتارية التنفيذية. د)السكرتارية المؤقته ؟

الإجابة هي: ب) السكرتارية العامة.

السكرتارية العامة هي وحدة إدارية ثابتة ضمن الهيكل التنظيمي للمنظمة، وتُعد من المكونات الأساسية في أي مؤسسة أو جهة حكومية أو أهلية.

مهام السكرتارية العامة تشمل:

• تنظيم المراسلات الصادرة والواردة.
• حفظ الوثائق والسجلات الرسمية.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة.

أنواع السكرتارية

أنواع السكرتارية متعددة، وتختلف حسب طبيعة العمل والمستوى الإداري في المنظمة، وتشمل ما يلي:

1. السكرتارية العامة (General Secretariat):

• هي وحدة إدارية ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة، تُعنى بتنظيم المراسلات، وحفظ الملفات، وتنسيق العمل بين الإدارات المختلفة.
• مثال: السكرتارية في الوزارات أو الجامعات.

2. السكرتارية الخاصة (Private Secretariat):

• تتبع لرئيس معين في المؤسسة، وتُعنى بتنظيم أعماله اليومية ومواعيده ومراسلاته الخاصة.
• مثال: سكرتير المدير العام أو الوزير.

3. السكرتارية التنفيذية (Executive Secretariat):

• تعمل على مستوى عالٍ من المسؤولية، وتُقدّم الدعم الإداري والفني للإدارة العليا، وتُشرف أحيانًا على فرق السكرتارية الأخرى.
• مثال: سكرتير مجلس الإدارة التنفيذي.

4. السكرتارية المتخصصة (Specialized Secretariat):

• تُمارس أعمال السكرتارية في مجال محدد يتطلب معرفة فنية، مثل السكرتارية الطبية أو القانونية أو الإعلامية.
• مثال: سكرتير قانوني في مكتب محاماة.

5. السكرتارية المؤقتة (Temporary Secretariat):

• تُنشأ لأداء مهام محددة خلال فترة زمنية معينة، ثم تُحل بعد انتهاء العمل المطلوب.
• مثال: سكرتارية لجنة تنظيم مؤتمر أو فعالية.

6. السكرتارية الدائمة (Permanent Secretariat):

• تُعد وحدة ثابتة داخل المؤسسة تُمارس أعمالها بشكل مستمر، بخلاف المؤقتة التي تنتهي بانتهاء الغرض منها.

أنواع السكرتارية حسب المعيار الزمني

أنواع السكرتارية حسب المعيار الزمني تنقسم إلى نوعين رئيسيين، وهما:

1. السكرتارية الدائمة (Permanent Secretariat):

• هي سكرتارية مستمرة ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
• تؤدي مهامها بشكل دائم ومستمر دون أن تكون مرتبطة بزمن محدد.
• تُعتبر جزءًا ثابتًا من النظام الإداري للمؤسسة.
• مثال: السكرتارية العامة في الوزارات أو الجامعات.

2. السكرتارية المؤقتة (Temporary Secretariat):

• تُنشأ لفترة زمنية محددة لأداء مهام معينة.
• تنتهي بانتهاء الغرض الذي أُنشئت من أجله.
• غالبًا ما تُستخدم في المشاريع أو الفعاليات الخاصة.
• مثال: سكرتارية لجنة تنظيم مؤتمر أو معرض دولي.

من أنواع السكرتارية حسب التنظيم الإداري

من أنواع السكرتارية حسب التنظيم الإداري يمكن تصنيفها إلى نوعين رئيسيين:

1. السكرتارية العامة (General Secretariat):

• تُعد وحدة إدارية دائمة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
• تُعنى بتنظيم المراسلات والوثائق الرسمية بين الإدارات والأقسام المختلفة.
• تتولى مهام مثل حفظ الملفات، استقبال البريد، وجدولة الاجتماعات.
• مثال: السكرتارية العامة في الوزارات، الجامعات، والمنظمات الكبرى.

2. السكرتارية الخاصة (Private Secretariat):

• تُنشأ لتقديم خدماتها لرئيس محدد في المؤسسة، مثل المدير العام أو الوزير.
• تُنظم مواعيده، وتتعامل مع اتصالاته، وتحافظ على السرية التامة للمعلومات.
• تعتمد بشكل كبير على الثقة والكفاءة الشخصية للسكرتير.
• مثال: السكرتارية الخاصة للمدير التنفيذي أو لرئيس مجلس الإدارة.