تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية.

يُعد السكرتير أحد العناصر الأساسية في المؤسسات والشركات، فهو حلقة الوصل بين الإدارة والعاملين والجمهور. ولأن مهامه متعددة وتتطلب دقة وكفاءة، فقد اتفق خبراء الإدارة على أن صفات السكرتير الناجح تُقسم إلى ثلاث فئات رئيسية: صفات شخصية، صفات علمية، وصفات عملية، حيث تُشكّل هذه المجموعات قاعدة النجاح في هذا المجال. وفي هذا المقال في موقع مفاهيم نتعرف على إجابة سؤال تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية.صواب خطأ.

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

جدول المحتويات

• تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية.
  • أولاً: الصفات الشخصية
  • ثانياً: الصفات العلمية
  • ثالثاً: الصفات العملية
• أي مما يأتي ليس من مهام السكرتير تحديد المواعيد واستقبال الزوار معالجة المكالمات الهاتفية مخاطبة الجهات الخارجية؟
• يستخدم السكرتير الحزم في التعامل مع الزوار من غير أصحاب المواعيد ؟
• من الأخطاء التي قد يقع فيها السكرتير عند التعامل مع رئيسه: الاعتذار عن الأعمال ذات المخاطرة النسبيّة. عدم اللعب باحتراف ضمن الفريق. عدم العمل على إنجاح الرئيس. جميع ما ذُكر.؟
• مهارات الاتصال الفعال في مهمة السكرتير
• مهام السكرتير الناجح
• معوقات السكرتارية

تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية.

الإجابة هي: صواب.

صفات السكرتير الناجح تُقسم بالفعل إلى ثلاث فئات رئيسية:

أولاً: الصفات الشخصية

تركز على الجوانب السلوكية:

• اللباقة وحسن التعامل مع الآخرين.
• الثقة بالنفس وقوة الشخصية.
• القدرة على ضبط النفس في المواقف الصعبة.
• المظهر الجيد والمهارة في التواصل.
• التحلي بالهدوء والمرونة.

ثانياً: الصفات العلمية

تركز على المعرفة والخبرة:

• الإلمام بأساسيات الإدارة الحديثة.
• المعرفة الجيدة ببرامج الحاسب (Word – Excel – PowerPoint).
• فهم طرق تنظيم وحفظ السجلات.
• القدرة على الكتابة الرسمية وصياغة المراسلات.
• المعرفة بقواعد اللغة والإملاء.

ثالثاً: الصفات العملية

تركز على المهارات التطبيقية:

• تنظيم الوقت وترتيب الأولويات.
• مهارة إعداد وتنظيم الاجتماعات.
• سرعة إنجاز المهام بدقة وكفاءة.
• مهارة استقبال الزوار وإدارة الاتصالات.
• أرشفة الملفات والحفاظ على سريتها.

أي مما يأتي ليس من مهام السكرتير تحديد المواعيد واستقبال الزوار معالجة المكالمات الهاتفية مخاطبة الجهات الخارجية؟

الإجابة هي: مخاطبة الجهات الخارجية.

لأن مخاطبة الجهات الخارجية تُعد مهمة خاصة بالإدارة العليا أو المدير المباشر، وليست من المهام الأساسية للسكرتير إلا في حالات محددة يصرّح بها المدير.

يستخدم السكرتير الحزم في التعامل مع الزوار من غير أصحاب المواعيد ؟

الإجابة هي: خطأ.

السكرتير لا يستخدم الحزم المبالغ فيه أو الأسلوب الجاف مع الزوار الذين ليست لديهم مواعيد، بل يتعامل معهم بـ لباقة واحترام مع الالتزام بنظام المواعيد، والأسلوب الصحيح هو:

• الاعتذار بلطف.
• توضيح سياسة المواعيد.
• عرض تحديد موعد بديل إذا أمكن.

من الأخطاء التي قد يقع فيها السكرتير عند التعامل مع رئيسه: الاعتذار عن الأعمال ذات المخاطرة النسبيّة. عدم اللعب باحتراف ضمن الفريق. عدم العمل على إنجاح الرئيس. جميع ما ذُكر.؟

الإجابة هي: جميع ما ذُكر.

لأن هذه السلوكيات كلها تُعتبر أخطاء في بيئة العمل، ومنها:

• التهرب من الأعمال التي تتطلب جهدًا أو تحملًا بسيطًا للمسؤولية.
• ضعف مهارات العمل الجماعي.
• عدم دعم الرئيس أو الإدارة مما يؤثر على سير العمل.

مهارات الاتصال الفعال في مهمة السكرتير

الإجابة هي: الإصغاء الجيد، التحدث بوضوح، الكتابة الإدارية الصحيحة، إدارة المكالمات الهاتفية، استخدام لغة الجسد المناسبة، التعامل اللبق مع الزوار، نقل المعلومات بدقة، الإقناع، وحل المشكلات.

إليك مهارات الاتصال الفعال التي تُعد جزءًا أساسيًا من مهام السكرتير، مع شرح واضح ومباشر:

1) مهارة الإصغاء الجيد

• الاستماع بدقة لتعليمات المدير والزوار.
• عدم مقاطعة المتحدث.
• فهم الرسائل قبل الرد عليها.

2) مهارة التحدث بوضوح

• استخدام لغة مهذبة ومباشرة.
• نبرة صوت مناسبة تعكس الاحترافية.
• تجنب الكلمات المبهمة أو غير الرسمية.

3) مهارة التعامل مع المكالمات الهاتفية

• الرد السريع والمناسب.
• تسجيل الرسائل الهاتفية بدقة.
• تحويل المكالمات للطرف الصحيح دون تأخير.

4) مهارة الكتابة الإدارية

• صياغة الرسائل والمذكرات بطريقة رسمية.
• خلو الكتابة من الأخطاء الإملائية والنحوية.
• الوضوح والتنظيم في عرض المعلومات.

5) مهارة التواصل غير اللفظي

• لغة الجسد الإيجابية (ابتسامة – إنصات – تواصل بصري معتدل).
• مظهر مهني يترك انطباعًا جيدًا.

6) مهارة التواصل مع الزوار

• اللباقة في الاستقبال.
• القدرة على تهدئة المواقف الصعبة.
• معرفة كيفية الاعتذار بلطف عند عدم توفر مواعيد.

7) مهارة نقل المعلومات

• نقل التعليمات بدقة دون تحريف أو زيادة.
• التأكد من وصول الرسائل إلى الأطراف المعنية.
• السرية التامة في نقل المعلومات.

8) مهارة الإقناع

• إقناع المراجع أو الزائر بالالتزام بالمواعيد.
• إقناع الآخرين بأهمية اتباع الإجراءات الإدارية.

9) مهارة حل المشكلات

• التعامل مع المواقف الطارئة بسرعة.
• القدرة على اتخاذ قرار مناسب في غياب المدير ضمن الحدود المسموح بها.

مهام السكرتير الناجح

الإجابة هي: تنظيم المواعيد، استقبال الزوار، إدارة المكالمات الهاتفية، إعداد المراسلات، أرشفة الملفات، تنظيم الاجتماعات، متابعة الأعمال مع الأقسام، كتابة التقارير، ترتيب مكتب المدير، وحفظ سرية المعلومات.

معوقات السكرتارية

الإجابة هي: ضعف مهارات الاتصال، كثرة ضغط العمل، سوء تنظيم الوقت، ضعف التنسيق بين الأقسام، نقص التدريب على برامج الحاسب، غياب الصلاحيات الكافية، تعدد المقاطعات أثناء العمل، عدم وضوح المهام، ونقص المعلومات اللازمة لإنجاز الأعمال.

إليك تفاصيل معوقات السكرتارية مع توضيح كل نقطة:

1. ضعف مهارات الاتصال: عدم القدرة على التعبير الواضح أو الاستماع الفعال، ويؤدي إلى سوء فهم التعليمات أو تأخير إنجاز الأعمال.
2. كثرة ضغط العمل: وجود مهام كثيرة في وقت محدود يسبب الإرهاق والتشتت، وقد يؤدي إلى ارتكاب أخطاء أو تأخير تنفيذ المواعيد.
3. سوء تنظيم الوقت: عدم جدولة الأعمال بشكل فعال مما يؤدي إلى تضارب المواعيد وتأخير المهام المهمة.
4. ضعف التنسيق بين الأقسام: قلة التواصل بين السكرتير وأقسام المؤسسة، ويعرقل تدفق المعلومات ويسبب تكرار الأعمال.
5. نقص التدريب على برامج الحاسب: عدم إتقان استخدام برامج المكتب الحديثة (Word – Excel – PowerPoint)، ويقلل من كفاءة إنجاز المهام الإدارية.
6. غياب الصلاحيات الكافية: السكرتير يحتاج أحيانًا لاتخاذ قرارات محدودة، وغياب هذه الصلاحيات يعيق سرعة العمل.
7. تعدد المقاطعات أثناء العمل: المقاطعات المستمرة من الزوار أو المكالمات تؤثر على التركيز.
8. عدم وضوح المهام: عدم وجود تعليمات واضحة من الإدارة يؤدي إلى تشتت الجهود.
9. نقص المعلومات اللازمة: صعوبة الحصول على بيانات دقيقة أو حديثة تؤثر على جودة التقارير والمراسلات.