ما هي صفات السكرتير الناجح وأهم مهاراته العملية ؟

من صفات السكرتير الناجح التحلي بالصبر والمثابرة والأمانة في العمل وعدم إفشاء الأسرار للأشخاص المنافسون في نفس مجال عمله.

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

جدول المحتويات

• صفات السكرتير الناجح
  • أولا:- الصفات السلوكية
  • ثانياً:- الصفات المهنية
• صفات السكرتير الأخلاقية الناجحة
• أهمية وظيفة السكرتارية

صفات السكرتير الناجح

هناك العديد من الصفات التي يجب أن يتحلى بها أي سكرتير لكي يتمكن من تحقيق النجاح في مجال عمله والارتقاء بمكانته في المجتمع، فلا بد من التحلي ببعض الصفات السلوكية والصفات المهنية والصفات الأخلاقية، وفيما يلي نتناول الحديث عن هذه الصفات كل منها على حدة:-

أولا:- الصفات السلوكية

هناك العديد من الصفات السلوكية التي يجب أن يتحلى بها أي إنسان في مجال عمله، فهذه الصفات غير محددة للسكرتير فقط، وفيما يلي نقوم بتوضيحها:-

1. من أهم الصفات السلوكية التي يجب أن يقوم بها أي سكرتير ناجح أن يحرص دائماً على أن يكون ذو مظهر أنيق يليق به وبعمله.
2. كما يجب أيضاً أن يكون شخص شجاع وقوي في شخصيته.
3. منصفات السكرتير الناجح السلوكية امتلاكه للغة الحوار حتى يستطيع التواصل مع الأشخاص الموجودين في مجال عمله دون أن يشعر بخجل أو خوف.
4. فيجب أن يكون أيضاً لديه القدرة التي تمكنه من العمل بشكل منظم وإصلاح الأمور التي تتسبب في حدوث الكثير من المشاكل والتي تؤدي بدورها إلى حدوث توقف في بعض وظائفه التي يقوم بها في مجال عمله.
5. يجب أن يكون من صفات السكرتير في أي مجال يعمل به أن يكون متميزاً بقدر من الذكاء التي يساعده على حسم الكثير من الأمور.
6. كما نجد أيضاً أن الذكاء يساعد على امتلاك ذاكرة قوية تتمكن من استذكار المعلومات مرة أخرى بشكل صحيح، بالإضافة أيضاً إلى وجوب السرعة في أداء العمل بشرط الإتقان على أكمل وجه.
7. لكي تتمكن عزيزي القارئ من النجاح في مجال عملك يجب أن تكون على قدر من الوعي بأهمية احترام جميع الموظفين الموجودين في نفس مجال عملك.
8. بالإضافة أيضاً إلى أهمية احترام مواعيد بدء العمل والانتهاء منه.
9. كما نجد أيضاً أن من صفات السكرتير أن يكون هادئ في مجال عمله فلا يجوز أن يرفع صوته على أحد العاملين إذا قام بفعل أي خطأ خارج عن إرادته.

ثانياً:- الصفات المهنية

الكثير من الوظائف خاصة التي تكون في الشركات الكبرى تطلب مؤهل علمي من الموظفين للتمكن من الالتحاق بها، فلا بد من أن يكون من صفات السكرتير المهنية الحصول على شهادة من قبل التعليم العالي مثل درجة البكالوريوس، من صفات السكرتير المهنية :

1. القدرة على التعايش مع التطورات التي قد تطرأ من حين للآخر في مجال عمله، وإذا كانت هذه الأفكار غير مناسبة وسوف تسبب حدوث خسارة كبيرة في الربح يجب نقد الفكرة الجديدة التي سبق طرحها من قبل الموظفين بكل أدب وهدوء.
2. من أهم الصفات المهنية التي يتطلب وجودها في أي سكرتير يقدم على وظيفة في احدي الشركات الكبرى أن يكون على قدر من المعرفة بالمهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية لأن هذه المجالات من العمل تتطلب استخدام الكمبيوتر لتخزين المعلومات والصفقات الهامة.
3. كما يجب أن يكون السكرتير الناجح أيضاً على قدر من المعرفة بإدارة الأمور في مجال عمله والقدرة على إعداد التقارير الهامة مع الحفاظ التام على سريتها لكي يكون إنسان متميزاً وناجح في مجال عمله.
4. يجب أن يكون لدي السكرتير الناجح القدرة على العمل بشكل فردي أو الانضمام لفريق عمل جامعي واقتراح الأفكار المناسبة في مجال العمل وسماع آراء الآخرون واحترامها حتى إذا كانت غير مقبولة.
5. من الصفات التي يجب توافرها في أي سكرتير خاصة الذي يعمل في شركة إدارة أعمال امتلاك مهارة المحاسبة لأنها تساهم بشكل كبير في حصر الحساب بشكل جيد وتجنب حدوث أي أخطاء فيه.
6. كما يجب أن يكون لديه القدرة أيضاً التي تمكنه من التفاوض مع الآخرون وإقناعهم بأفكاره التي يري أنها مناسبة في تحقيق شيء معين في مجال العمل.

صفات السكرتير الأخلاقية الناجحة

هناك العديد من الصفات التي يجب على كل إنسان أن يتحلى بها في حياته وليس فقط في مجال عمله، فمن أهم الصفات الأخلاقية التي يجب توافرها في السكرتير ما يلي:-

• من أهم الصفات الخلقية التي يجب أن تكون متوفرة في أي سكرتير ناجح الصدق في التعامل مع الموظفين الذين يعملون معه في نفس المؤسسة وعدم خيانتهم أو استعمال أساليب التدليس والحيل لإقناعهم بفكرة سلبية قد تؤدي إلى حدوث العديد من المشاكل في مجال العمل مثل إقناعهم بالدخول في تجارة إدارة المخدرات من خلال الشركة التي يعملون بها واستغلال ثقة المدير فيهم.
• يجب أن يكون السكرتير يقظ الضمير حتى يتوفر فيه صفة الأمانة، فمن أفضل الصفات التي يمكن أن تتوفر في أي إنسان بخلاف مجال عمله يقظة الضمير الذي ينبه دائماً لعمل الفعل الصالح الذي يعود بالنفع على مجال عمله وعلى الفرد والمجتمع ككل.
• من أهم الصفات الأخلاقية التي يجب أن تكون متوفرة في السكرتير الالتزام بقواعد العمل وعدم تعدي حدودها والخروج عنها، من شأنها أيضاً عدم تحريض أي موظف على القيام بعمل غير مشروع من خلال المؤسسة بهدف وقوعها وضياعها، فمن أهم الأشياء التي يجب الالتزام بها في مجال العمل القواعد الصارمة المحددة والتي يجب على جميع الموظفين إتباعها والالتزام أيضاً بمواعيد العمل الرسمية التي تقوم المؤسسة بتحديدها للموظفين.
• من الصفات الأخلاقية التي يجب على السكرتير الالتزام بها عدم قول أو فعل أي شيء قد يتسبب في تقليل الموظفين من شأنه، فيجب تجنب قول الألفاظ الخارجة أو القيام بأحد الأعمال التي قد تكون غير مشروعة.
• من أهم الصفات الأخلاقية التي تساهم في نجاح السكرتير في وظيفته عدم التعاون مع أي مؤسسة أخرى ضد المؤسسة التي يعمل بها بهدف زيادة الراتب أو بهدف أي شيء آخر لأن هذا الفعل قد يؤدي في كثير من الأحيان إلى التقليل من شأنه وعدم تقديره، فيجب أن يكون السكرتير محلاً للثقة عند مديره.

أهمية وظيفة السكرتارية

لوظيفة السكرتارية أهمية كبيرة جداً خاصة بالنسبة للأشخاص الذين يعملوا في مجال إدارة الأعمال والمؤسسون لشركات كبرى، وفيما يلي نقوم بتوضيح أهمية هذه الوظيفة:-

• تكمن أهمية وظيفة السكرتارية في أنها تسهل على الكثير من رؤساء العمل عبء الأعمال التي يجب عليهم القيام بها، فاختيار شخص يكون محلاً للثقة وتعينه سكرتير يساهم بشكل كبير في التقليل من ضغط العمل الذي يتسبب في شعور رؤساء العمل بالضيق الدائم.
• من أهم المهام التي يجب أن يقوم بها السكرتير أن يتأكد من صحة الوثائق والمعلومات قبل إرسالها لأي مؤسسة أخرى من المؤسسات التي تكون موقعة على عقد شراكة مع مؤسسته.
• يقوم السكرتير بوظيفته في تحديد الأوقات التي تناسب مديره وشركائه لعقد اجتماع لمناقشة صفقة ما سوف يقوموا بتوريدها أو استيرادها في التاريخ والوقت المحدد لذلكبالإضافة أيضاً إلى أهمية توفير المعلومات والبيانات التي تكون متعلقة بموضوع الاجتماع وقت عقده.