أفضل أنواع التخطيط الإداري ومفهومه ومراحله

تتكون عملية التخطيط من مجموعة من العناصر الرئيسة مثل التنظيم والتوظيف والقيادة، كما أنه يعد عملية وضع خطة من أجل تحقيق هدف معين وذلك من خلال تحديد الموارد والمهام التي تساعد في تحقيق ذلك الهدف، وهو الهدف من الشيء الذي تسعى لتحقيقه المنظمات المختلفة، ويجب التفرقة بين الهدف والخطة بمعنى أن الهدف الشيء المراد تحقيقه بينما الخطة هي الوسيلة التي يتم من خلالها تحقيق الهدف، سوف نعرض لكم بواسطة مفاهيم كل ما يخص أنواع التخطيط الإداري.

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

جدول المحتويات

• مفهوم التخطيط الإداري
• أهمية التخطيط الإداري
• خطوات التخطيط الإداري
• مميزات التخطيط الإداري
• أنواع التخطيط الإداري
• خطوات وضع الخطة
• تصنيف التخطيط

مفهوم التخطيط الإداري

• هو من أهم الأنشطة التي يترتب عليها عملية الإدارة في جميع المنظمات، وذلك لأنه يعمل على وضع الأهداف وترتيب الأولويات، كما أنه يقوم بتوفير الموارد التي تعمل على تحقيق الهدف، كما أنه يساعد على تحقيق نتائج إيجابية لدى المؤسسة من الناحية الإدارية.
• كما أن عملية التخطيط تعد عملية مشتركة وذلك لأنها تحتاج إلى التعاون ما بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة، لذلك يجب وضع وتحديد الأنشطة التي سوف يتم العمل عليها، كما أنه يجب وضع مراحل للتنفيذ مع وضع حلول بديلة تكون معدة في حال وقوع أي ظروف طارئة حتى لا تتعطل عملية تحقيق الأهداف.

أهمية التخطيط الإداري

فيما يلي بعض مما يحققه التخطيط في الإدارة من أهمية:

1. يعمل على تحديد الأهداف الخاصة بالمنظمة، كما أنه يعد مرجع في وقت اتخاذ الإجراءات المستقبلية لدى المنظمة.
2. يساعد مديري المؤسسة في اتخاذ القرارات الخاصة بها.
3. يساهم في تقليل الوقوع في المشاكل وذلك عن طريق التنبؤ والاستعداد لمواجهة تلك المشكلة وذلك يكون عن طريق وضع خطط بديلة.
4. يستخدم في قياس الأداء الفعلي لدى المنظمة، كما أنه يعمل على تقييم مستوى العمل الخاص بها.
5. يساعد في البعد عن الاختيارات المتسرعة والعشوائية التي قد تسبب الوقوع في المشاكل لدى المؤسسة.
6. يعمل على تحسين عمل الموظف داخل المؤسسة، وذلك عن طريق وضع أهداف مخصصة لكل موظف على حدة، بالإضافة إلى أنه يساهم في التقليل من الأعمال الفوضوية التي قد تحدث بين الموظفين.
7. يساعد في تنشيط القدرة على التفكير والإبداع لدى المديرين.

خطوات التخطيط الإداري

وتتمثل الخطوات في التالي:

• تحديد الأهداف:
  • عند وضع الخطة يجب تحديد الأهداف المراد تحقيقها، كما يجب تحديد الأهداف من الجهة النوعية والكمية وذلك من حيث: تحديد عدد العمال التي سوف تحتاجها المؤسسة، والمرتبات وما إلى ذلك.
• تحديد أماكن التخطيط:
  • تعد أماكن التخطيط من أسس التخطيط الإداري وذلك لأنها تساعد في معرفة العقبات والمشاكل التي قد تواجه المؤسسة.
• وضع بدائل لمسيرة العمل:
  • عند وضع الخطة يجب وضع خطط بديلة، كما يجب عدم البدء في السير على تلك الخطط إلا بعد دراستها جيدا ومعرفة الإيجابيات والسلبيات الخاصة بها.
• وضع خطط ثانوية:
  • وهي تعد الخطط الفرعية التي تساهم في تحقيق الخطط الرئيسية، كما أنها تساعد في تحقيق الوقت الزمني اللازم لتحقيق تلك الأهداف.
• خلق بيئة تعاونية:
  • يجب نشر عملية التعاون بين موظفي المؤسسة وذلك عن طريق المشاركة في اتخاذ القرارات وخلق ثقة بينهم وبين المديرين.
• المتابعة والتقييم:
  • يجب متابعة الخطة قبل تنفيذها وتقييمها بعد التنفيذ، وذلك يساعد في نجاح الإدارة الخاصة بالمؤسسة.

مميزات التخطيط الإداري

أهم مميزات وفوائد التخطيط الإداري:

1. تعد عملية التخطيط من أساسيات عملية الإدارة الناجحة وذلك لأنه يعمل على قياس كفاءة الإدارة في فترة زمنية محددة.
2. يساهم التخطيط في الدعم الفكري والمنطقي لدى عمليات الإدارة المختلفة، وذلك لأنه يحتاج إلى قدرة عقلية عالية.
3. تعد عملية التخطيط عملية مستمرة لذلك في حين الانتهاء من الخطة الموضوعة يجب وضع خطة أخرى، بالإضافة إلى وضع خطط طوارئ، وذلك حتى تكون المنظمة قادرة على العمل تحت أي ظرف.
4. يتميز التخطيط بأنه عملية واسعة الانتشار وذلك لأنه لا يتوقف على الإدارة فقط بل يعد وظيفة لجميع العاملين بالمؤسسة، كما أنه يتم وضع خطة تتناسب مع المهام الموجود حتى يساعد في تحقيق تلك المهام بشكل جيد.
5. يتسم بالمرونة وذلك لأنه يتعامل مع جميع التغيرات التي تتعرض لها المؤسسة، كما أن في بعض الأوقات تضطر المنظمة إلى تغير خطة عملها من الجذور لسبب ما.
6. يساهم في التنبؤ بالأحداث المستقبلية ووضع خطة تلائم تلك التنبؤات

أنواع التخطيط الإداري

أنواع التخطيط المختلفة هي:

• التخطيط العملي:وهو يعد العمل اليومي التي تقوم به المؤسسة والأحداث التي تتعرض لها، كما أنه يمكن القيام به لمرة واحدة.
• التخطيط الإستراتيجي:وهو نوع من أنواع التخطيط الإداري، وهو يعمل على وصف الأشياء التي تحدث، كما أنه يساعد على اتخاذ قرارات طويلة المدى.
• التخطيط الطارئ:وهو نوع من أنواع التخطيط الإداري، وهو يتم وضعه عند التعرض لشيء ما غير محسوب له.
• التخطيط التكتيكي:وهو نوع من أنواع التخطيط الإداري، وهو كذلك أحد أنواع التخطيط الإداري والذي يعمل على محاولة تخمين الأحداث المستقبلية، كما أنه يقوم بدعم التخطيط الاستراتيجي.

خطوات وضع الخطة

تتمثل خطوات وضع الخطة في:

• يجب تحديد المشكلة المراد حلها والنظر إليها من جميع الاتجاهات الخاصة بها.
• وبعدها يجب تحديد الأولويات والأشياء الأهم ثم الأقل أهمية، كذلك يجب تحديد الأهداف المراد تحقيقها، كما يجب أن تكون تلك الأهداف قابلة للقياس ويمكن إنجازها في الوقت المحدد لها.
• كما يشترط وضع كيفية البدء في العمل وشرح الخطوات الخاصة بالعمل حتى يستطيع الموظفين إنجازها والعمل عليها، مع وضع رقابة على العمل وتقييم الأهداف.
• وبالنهاية في حال فشل الخطة التي تم وضعها أو ضعفها في تحقيق الأهداف يجب وضع خطة تعمل على تحسين الخطة السابقة.

تصنيف التخطيط

ويمكن تصنيف التخطيط كالتالي:

• الأهمية:يتم تصنيف الأهمية تبعا للخطة سواء كانت استراتيجية أو تشغيلية أو تكتيكية، كما أن الخطط الاستراتيجية تهتم بمهام المؤسسة بأكملها كما تساهم في وضع خطط مستقبلية تساعد في تحقيق الأهداف الخاصة بها، كما أن الخطة التكتيكية تساهم في الوصول إلى الخطة الإستراتيجية مثل: إغلاق الأماكن التي لا تساهم في عملية البيع لدى المؤسسة، أما الخطط التشغيلية تختص بالأعمال اليومية التي قد تحدث مثل: عمليات البيع والشراء التي تتم داخل المؤسسة.
• الوقت:يتم تقسيم الخطة وفقا للوقت التي يتم إنجازها فيها سواء كانت قصيرة أو متوسطة أو طويلة المدى، قد تصل مدة الخطة القصيرة لمدة عام أو أقل بينما المتوسطة تظل ما بين عامين وحتى 5 أعوام، أما بالنسبة لطويلة المدى تستمر حتى 5 أو 10 أعوام، ومن الممكن أن تصل نحو 20 عام.
• المستوى:يتم تصنيف الخطة تبعا للمستوى الخاص بها سواء كان مستوى الشركة أو مستوى العمل بالإضافة إلى المستوى الوظيفي مثلًا: شركة Tetas لأعمال الخطوط الجوية تعمل على وضع الخطط الخاصة بها على مستوى الشركة.
• المستوى الشكلي:يتم تصنيف الخطة تبعا لمستواها الشكلي سواء كانت رسمية أو غير رسمية، كما أن الخطط الرسمية تقوم بوضع خطط تحت خطوط معينة وموثقة، بينما الغير رسمية لا تقوم بوضع خطوات صارمة لها.
• النهج: يتم تقسيم الخطط فيها إلى خطط استباقية وخطط فجائية، كما تعد الخطط الاستباقية هي الخطط المسبق لها مثل: وضع مرتبات الموظفين والتعويض لمدة محددة وذلك حتى يتم ضمان إنتاج العمل، ولكن في حين وضع المفاوضات بسبب إضراب العمال عن العمل فهي تعد خطة فجائية، وهي التي تعد رد فعل لاسترجاع توازن العمل.