كيف تكون فعالا ومنتجا؟

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

كيف تكون فعالا؟

ضع قائمة مهام معقولة

لا تربك نفسك.غالبًا ما نفشل في الالتزام بما وضعناه في قوائم المهام الخاصة بنا، لماذا؟ لأننا نجعلها معقدة للغاية ونضعها على نحو غير معتدل أو متزن. إذ ستستغرق بعض المهام وقتًا طويلاً.

ولن تستغرق المهام الأخرى أي وقت على الإطلاق.هذا يخلق عدم توازن في الطريقة التي نوزع بها وقتنا.ما يحدث بعد ذلك هو أن قائمة المهام لدينا تصبح أداة تسويف.نعم هذا صحيح.

لأنه بعد ذلك نقوم بالأشياء السهلة، ثم نتغافل عن الأشياء الصعبة. كلنا نفعل ذلك..

قسم أهدافك إلى أهداف أصغر

مع كل مشروع أو مهمة جديدة نحملها على عاتقنا، غالبا ما يكون من الصعب التفكير فيها بمجملها.ولكن بمجرد البدء في تقسيمها الصورة الأكبر إلى أجزاء أصغر، وملاحظة كل جزء على حدى، ستلاحظ كيف يبني كل جزء على الآخر.

واحدة من أسهل الأشياء وأكثرها عملية والتي يمكنك القيام بها لتقسيم مشروعك إلى أهدافأصغر.هو أن تطرح الأسئلة الكبرى مثل: مع من تريد التحدث أولا؟ ما هي الموارد التي سنحتاجها في المشروع؟..

ثم ضع في ذهنك الخطوات العملية في سبيل بلوغ الهدف الأكبر. ثم قم بتقدير الوقت الذي ستستغرقه لإنجاز كل خطوة. وستستغرب أنه في بعض الأحيان، ما يبدو أنه مشروع كبير لن يستغرق الكثير من الوقت على الإطلاق، أو العكس.

التركيز على هدف واحد في كل مرة

بعد أن تكون قسمت أهدافك الكبرى إلى أهداف صغيرة، حاول التركيز في كل مرة على هدف واحد وأوفه حقه. ولكن في بعض الأحيان يكون من اللازم الجمع بين مهمتين أو ثلاثة.

فمثلا حينما يحتاج مشروعك إلى موارد من الخارج، فلا ينبغي عليك أن تقف مكتوف الأيدي في انتظار وصولها، بحجة أنها هدفك في هذه المرحلة، بل عليك أن تستغل هذه الفترة في إنجاز هدف آخر.

وحينما تجتمع عليك أكثر من مهمة، فمن الجيد التفكير في تفويضها إلى أناس آخرين إذا كان ذلك ممكنا.

تتبع وقتك لتحديد الأنماط

هذه خطوة مهمة، إذ أن تتبع وملاحظة سير وقتك، يساعدك إلى حد بعيدفي فهم عاداتك اليومية وإنتاجيتك على مدار اليوم.

لذا حاول تتبع وقتك بكفاءة، وركز على ملاحظة عاداتك اليومية التي يمكن أن تؤثر على يوم عملك بطريقة كبيرة.بدءا من عدد مرات التتحقق من بريدك الإلكتروني إلى عدد مرات زيارة مواقع الويب المفضلة لديك أو وسائل التواصل الاجتماعي.

من خلال إعادة ترتيب بعض هذه الأشياء، قد تتمكن من إنجاز المزيد.سيساعدك تتبع وقتك لمدة أسبوع أو أسبوعين على معرفة المكان الذي تقضي فيه وقتك، وسيساعدك على تقدير أهدافك بشكل أفضل.

ستلاحظ أيضًا نقاط الضعف في أدائك اليومي، حيث تميل إلى أن تكون أقل إنتاجية، أو تحدد بعض المراوغات التي تقوم بها عن جدولك.

والتي يمكنك العمل على إصلاحها: مثل الاجتماعات الغير مفيدة، أو المواعيد الأسبوعية، أو حتى عندما يأتي أحد زملاء العمل للدردشة لبضع دقائق.

اكتشف ساعةالذروة خاصتك

ساعة الذروة هي الفترة التي تصبح فيها أكثر إنتاجية من أي وقت آخر من يومك، وهذه الساعة تختلف باختلاف الأشخاص،فبعض الناس يجدونها في الصباح، والبعض الآخر في وقت متأخر من الليل.

لكن بيئة العمل الحديثة لا تستوعب ذلك دائمًا. فربما لا يفتح المكتب حتى الساعة 9، ولكن ذروة عملك من الساعة 5 صباحًا حتى 7 صباحًا.

فلنفترض مثلا أنك تجد مستويات عالية من الطاقة عندما ينتهي معظم الناس من يومهم، حوالي الساعة 4 مساءً حتى 7 مساءً، أو بعد 8 مساءً. هنا ينبغي أن تحاول قضاء بعض من الوقت بعيدًا عن قصد.

وقم بجدولة مهام أقل إجهادا خلال الساعات الأخرى. عموما،يُقترح أننجد ساعتين على الأقل يوميًاللتعمق في العمل الاستراتيجي الأصعب، وترك الساعات الأخرى للاجتماعات أو المهام الأقل إلحاحًا.

خذ فترات راحة

في غالب الأحيان يكون من الصعب التركيز على أداء ما علينا بشكل مركز ومتواصل، خاصة وإن كانيستغرق الأمر 8 ساعات أو عدة أيام.ما هو الحل إذن؟

معظم الناس يقسمون أوقاتهم بالساعات، لأنها سهلة وواضحة، وربما تعود جذور العلاقة معها إلى المدرسة، وبشكل عام فالعمل المستمر لمدة ساعة أو 45 دقيقة على شيء واحد أمر منطقي، ولكن الدراسات أثبتت أنهصعب للغاية.

وهنا تقترح تقنية بومودورو الشهيرة، تقسيم وقت العمل إلى قترات في حدود 25 دقيقة، مع فواصل قصيرة لمدة 5 دقائق، تليها فترات راحة أطول في وقت لاحق.

ستساعدك تقنية بومودورو على القضاء على الانقطاعات وتساعدك على تقدير المدة التي ستستغرقها لأداء مهمة معينة بشكل فعال.

جهز بيئة عمل مناسبة

هل تعلم أن بيئتك المادية تؤثر على عملك؟وأنا لا أقصد فقط إذا كنت تعمل في مكتب "رائع" أم لا.اعتمادًا على شركتك ودورك في الشركة، فهذا خارج نطاق سيطرتك إلى حد كبير.

ولكن يمكنك التحكم في مساحة العمل الخاصة بك. إذ سيساعدك فيأن تكون أكثر إنتاجية عندما لا تضطر لقضاء ربع ساعة ثمينة في البحث عن أي شيء مفقود.كما أنك ستحصل أيضًا على مزيد من الوضوح والتركيز للمهام التي على عاتقك.

البحث عن وقت للمشي أو ممارسة الرياضة

إن الإجابة عن سؤال " كيف تكون فعالا " لا ينبغي أن ترتبط دوما بمكتب العمل أو الأنشطة المتصلة مباشرة بمهامك الوظيفية، بل إن نمط حياتك ككل يشارك في الإجابة عن هذا السؤال، وهنا تلعب الرياضة دورا حاسما.

فسواءا كنت تعملفي مجمعات المكاتب، في الأحياء التجارية في وسط المدينة أو من المنزل. حاول أن تجد وقتًا للمشي مرة واحدة يوميًا على الأقل.

يمكن أن يكون ذلك حول موقف السيارات، أو في الشارع، أو في الحديقة، وكلما كان المكان أكثر اخضرارا ستشعر بمزيد من الانتعاش، وستجدد حالتك النفسية.

لا يتعلق الأمر هنا بالحفاظ على الصحة أو فقدان الوزن، وهذه الأشياء مهمة بلا شك،لكنفي إطار موضوعنا، فالهدف هو أن الرياضة والمشييمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجيةلأنه يزيد يقظتك.

نظرًا لأنه يزيد من تدفق الدم وصحة القلب والأوعية الدموية، ستكون أقل قلقًا وأكثر تركيزًا وأكثر قدرة على التعامل مع الإجهاد حين تضيف هذه العادة إلى روتينك اليومي.

راجع ما تقوم به

عندما تكون منغمسا في القيام بمهمة أو هدف ما، عليك أن تأخذ خطوة إلى الوراء، وتنظر من فوق،لترى ما يعمل، وما الذي لا يعمل.

وما الذي يجب تحديد أولوياته وما الذي يجب تغييره.إن الوقت الذي تقضيه في المراجعة والتقييم لا يضيع وقت الإنجاز على الإطلاق، فأولا سيعينك في الرقي بمستوى إنتاجيتك، وثانيا حينما ترى مقدار ما أنجزته، فهذا يشكل دافعا قوياللاستمرار فيه.

تجميع المهام المماثلة معا

عندما نتنقلبين المهام، تارة هنا وتارة هناك، فإننا نخلق ما قد نشبهه بالاحتكاك، فعمليات البدء والتوقف. الافتتاح والاختتام.البداية والنهاية.كل تلك اللحظات الصغيرة تكسر تركيزنا.ثم نتشتت وننسى سبب قيامنا بما نقوم به في المقام الأول.

والحل هنا هو محاولة تجميع المهام المتماثلة والقيام بها مرة واحدة.لا ترد على بريد إلكتروني واحد فقط ثم تنتقل إلى شيء آخر.رد على كل البريد الوارد ثم لا تعد إليه إلا بعد عدة ساعات.

وهكذا ستقلل من عمليات التبديل المتواصلة هذه، والتي تؤدي في النهاية إلى تضييع جهدك والتقليص من فعاليتك.

ابحث عن شخص يساعدك

الفكرة هنا هي أن تبحث عن شخص تثق به، وتطلب منه أن يقوم بتقييم أدائك وإنتاجيتك، وتأكد من أنه سيساندك ولا يحطمك بسبب فشلك.تحتاج إلى مشجع.قد يكون هذا مشرفك.

ولكن من الأفضل أن يكون زميلًا يمكنه مساعدتك في البقاء على المسار الصحيح.وربما يمكنك مساعدته أيضًا.

اطلب المساعدة في الأشياء التي لا تفهمها

أغلب الناس يحاولون أن يكونوا متعالين عن غيرهم، ولا يحبون طلب المساعدة بشأن الأشياء التي لا يفهمونها أو يواجهون صعوبة في أدائها.بدلاً من ذلك،يطلب الأشخاص الأذكياء المساعدة.

حينما يحتاجون إلى ذلك بكل بساطة. فهذا يقوي علاقاتهم مع الآخرين ويوسع دائرة معارفهم.ناهيك عن أن هذا يمكن أن يوفر لهمالكثير من الوقت على المدى الطويل.

نعم، قد يكون من الصعب في البداية اقتطاع بضع دقائق إضافية هنا وهناك لمشاهدة فيديوأو الاتصال بخط الدعم، ولكن في النهاية، سيساعدك ذلك على أن تكون أكثر كفاءة في المهام التي تؤديها.

احصل على ضوء الشمس

وفقًا لدراسات الإنتاجية الحديثة، ستعزز إنتاجيتك ويقظتك بمزيد من الضوء الطبيعي.ولهذا فالمكاتب ذات النوافذ مطلوبة بشكل كبير،كما أنها تؤثر على توقيت الساعة البيولوجية التي تؤثر بعد ذلك على يقظتك وإرهاقك.

استخدم البرمجيات

توجد عشرات البرامج والتطبيقات التي تتمحور حول رفع الإنتاجية والفعالية في حياتك اليومية، سواءا في الحاسوب أو الهاتف، بعضها مجاني والآخر مدفوع، وستساعدك حتما في الرقي بأدائك إلى مستوى آخر.

أما إذا كنت من محبي الطريقة التقليدية، فإن تخصيص دفتر وقلم لكتابة خططك وإطلاق العنان لتفكيرك، طريقة فعالة جدا لدفعك نحو مزيد من الإنتاج والعطاء والإبداع.