كيفية ترتيب الأولويات والمهام في الحياة

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

كيفية تحديد أولويات مهامك (ووقتك)

1. التقط كل شيء في قائمة رئيسية ثم قسّمها حسب الأهداف الشهرية والأسبوعية واليومية:

من المستحيل تحديد أولويات مهامك إذا كانت كلها تسبح في رأسك.

بدلاً من ذلك، ابدأ بإخراج كل شيء وتنظيمه في قائمة رئيسية.

• لا تهم الأداة التي تستخدمها لكتابة هذه المهام (يمكن أن تكون بسيطة مثل قطعة من الورق أو معقدة كأداة لإدارة المشروع) طالما يمكن الوصول إليها بسهولة وتحديثها بسهولة عند ظهور أولويات جديدة.
• بمجرد إنشاء قائمتك الرئيسية، ستلاحظ بسرعة أن المهام المختلفة تستحق مستويات مختلفة من الاهتمام. لديك المهام التي يجب القيام بها اليوم. المشاريع التي يجب العمل عليها هذا الأسبوع أو الشهر. و الأهداف طويلة الأجل التي يمكنك تدبيرها بعد إنهاء الأمور المستعجلة.
• تأكد من أن قائمتك الشهرية للمهام تتفرع من قائمتك الرئيسية. وأيضا قائمتك الأسبوعية تتفرع من قائمتك الشهرية. وهلم جرا. بهذه الطريقة، ستتوافق أولوياتك اليومية دائمًا مع أهدافك الأكبر.

2. ميز بين الأمور المستعجلة عن المهمة:

تساعدك قائمتك الرئيسية على فهم كيفية تحديد أولويات جميع مهامك. ولكن لا يزال من الممكن أن يصبح الأمر معقدًا عند تحديد ما يجب القيام به الآن وليس لاحقًا. هناك بعض تقنيات تحديد الأولويات التي يمكنك استخدامها لفصل المهام العاجلة عن المهام المهمة.

أولاً، هناك ما يسمى بمبدأ باريتو - أو قاعدة 80/20 - التي تنص على أن 20٪ من جهودك تميل إلى إنتاج 80٪ من نتائجك. ابحث عن تلك المهام وضعها على قمة قائمة مهامك.

يعتمد مبدأ باريتو على الخبرة. ولكن ماذا لو كنت تعمل في وظيفة جديدة أو ببساطة لا تعرف المهام التي يجب أن تكون ذات أولوية؟ في هذه الحالة، يمكنك استخدام مصفوفة أيزنهاور .

المصفوفة التي طورها الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت أيزنهاور، هي عبارة عن مربع بسيط مكون من أربعة أرباع يساعدك على فصل المهام "العاجلة" عن المهام "المهمة".

بعبارات أوضح، المهام العاجلة هي الأشياء التي تشعر أنك بحاجة إلى الرد عليها على الفور، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية أو الأخبار. في حين أن المهام المهمة هي تلك التي تساهم في مهمتك وقيمك وأهدافك طويلة المدى.

عند النظر في كيفية تحديد أولويات المهام بشكل أفضل، اسأل عن أي من هذه التصنيفات تناسبها:

• عاجل ومهم: قم بهذه المهام في أسرع وقت ممكن.
• مهم، لكن ليس عاجلاً: قرر متى ستفعل ذلك وقم بجدولته.
• عاجل، لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إلى شخص آخر.
• ليس عاجلاً ولا مهماً: قم بإسقاطها من جدولك في أسرع وقت ممكن.

واحدة من أصعب المهام هنا هي تحديد المهام العاجلة وغير المهمة من قائمة أولوياتك. ثم تدريب أحدهم على القيام بها وتفويضه لتلك المهمة.

على سبيل المثال، إذا كانت لديك مهمة تستغرق 5 دقائق لإكمالها، فيجب أن تخصص 150 دقيقة لتفويض وتدريب شخص جديد عليها. قد يبدو هذا كثيرًا من الوقت، ولكن على مدار عام، سينتهي بك الأمر في توفير 1100 دقيقة في السنة. (5 دقائق في اليوم X 250 يوم عمل سنوي = 1250 دقيقة تقضيها في القيام بهذه المهمة.)

3. رتب مهامك اليومية حسب أولويتها الحقيقية باستخدام طريقة Ivy Lee:

في بعض الأحيان، على الرغم من بذلنا قصارى جهدنا، ينتهي بنا المطاف بقائمة ضخمة من المهام العاجلة والمهمة التي نحتاج إلى إنجازها. في هذه الحالة، نحتاج إلى إيجاد طريقة للتعمق أكثر وفرزها أكثر.

• واحدة من أفضل الطرق للقيام بذلك تم تطويرها منذ أكثر من 100 عام من قبل مستشار إنتاجية يدعى Ivy Lee . تجبرك طريقة Ivy Lee على تحديد أولويات يومك باتباع مجموعة بسيطة من القواعد:
• في نهاية كل يوم عمل، اكتب أهم ستة أشياء تحتاج إلى إنجازها غدًا. لا تكتب أكثر من ست مهام.
• رتب تلك العناصر الستة حسب الأولوية حسب أهميتها الحقيقية.
• عندما تصل غدًا، ركز فقط على المهمة الأولى. اعمل حتى تنتهي المهمة الأولى قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
• اقترب من بقية قائمتك بنفس الطريقة.
• في نهاية اليوم، انقل أي عناصر غير مكتملة إلى قائمة جديدة من ست مهام لليوم التالي.
• كرر هذه العملية كل يوم عمل.

يؤدي تقييد نفسك بست مهام (أو أقل) كل يوم إلى إنشاء قيد يفرض عليك تحديد الأولويات بشكل صحيح ثم الاستمرار في التركيز من خلال مهمة واحدة في طريقك عبر قائمتك.

4. فصل المهام ذات الأولويات المتشابهة باستخدام طريقة ABCDE:

بينما تعتبر طريقة Ivy Lee رائعة من أجل ترتيب الأولويات اليومية، لا يزال هناك جزء واحد غير واضح: كيف تعرف "الأهمية الحقيقية" للمهمة؟

المجهول الأكبر عندما يتعلق الأمر بكيفية تحديد الأولويات هو التفريق بين المهام التي تشعر أنها على نفس المستوى من الأهمية. هنا تعمل طريقة Brian Tracy ABCDE العجائب. فبدلاً من الاحتفاظ بجميع المهام على مستوى واحد من الأولوية، تقدم هذه الطريقة مستويين أو أكثر لكل مهمة.

وإليك كيف تعمل:

1. راجع قائمتك وأعطِ كل مهمة حرفًا من A إلى E ( حرف A يمثل الأولوية القصوى)
2. لكل مهمة لها A، أعطها رقمًا يحدد الترتيب الذي تقيم به كل مهمة.
3. كرر حتى تحتوي جميع المهام على أحرف وأرقام.

مرة أخرى، هذه استراتيجية تحديد أولويات بسيطة بشكل مخادع. بينما في معظم الحالات يكاد يكون من المستحيل التمييز بين مهمة B1 ومهمة A3، من خلال إعطاء كل مهمة طبقات متعددة من تحديد الأولويات، تصبح أهميتها الحقيقية فجأة أكثر وضوحًا.

هذه كانت بعض التقنيات المستخدمة على النطاق العالمي ومن قبل كبار المنجزين ورجال الأعمال والمدراء التنفيذيين من أجل ترتيب الأولويات، طبعا لا تنتظر أن ترى النتائج على الفور، حاول الالتزام بها لفترة وستصبح جزءاً لا يتجزأ من روتينك اليومي.