أهمية التخطيط
محتويات
مفهوم التخطيط
يعرفه عالم الإدارة الأمركي هنري فايول على أنه: يشمل التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل، فالتخطيط إذن أداة إدراية تهدف إلى تحقيق الغاية، والغاية هي الوصول إلى الهدف المطلوب عن طريق الاستخدام الأمثل للموارد المتوفرة.
و الإنسان عموما يمارس عملية التخطيط في حياته العملية عبر توزيع مجهوداته ورصيده الزمني على مدار اليوم والأسبوع والسنة بطريقة منظمة ومخطط لها.
فعندما تريد أن تذاكر استعدادا للإمتحان تبدأ أولا بتحديد هدفك، وهو الإنتهاء من المقرر بمستوى استيعاب معين، ثم تبدأ في وضع الإطار الزمني، وتقدير كم الدروس ومدى قدراتك اليومية على المذاكرة، وتحدد جدولا زمنيا وبرنامجا تستطيع من خلاله بالكم والكيف الوصول إلى هدفك، هذه عملية تخطيط.
أيضا عندما تريد الزواج، تضع هدفا لك وهو أن يكون لك بيت مجهز بمستوى معين، وتبدأ في حصر لإمكاناتك وتحديد الأولويات، والنظر إلى المستقبل وعائداته، وأيضا وضع الإطار الزمني وتوقع المشكلات وطرق حلها، أليست هذه عملية تخطيط؟
إذن فأنت تعيش التخطيط في كل لحظة من لحظات حياتك إلا لحظات الفوضى والتشتت.
عناصر التخطيط
التخطيط ينقسم إلى العمليات التالية:
- الرؤية المستقبلية أو الغاية النهائية
- دراسة الواقع وهو البيئة المحيطة بكل ما تحتويه.
- وضع أهداف قابلة للتحقيق
- اقتراح الوسائل ووضع البدائل
- اختيار أنسب الوسائل
- الإجابة عن الأسئلة الخمسة: ما؟ من؟ أين؟ متى؟ وكم؟
فإنه عبر الإجابة على هذه الأسئلة الخمسة تتضح لنا عناصر التخطيط وهي:
- الهدف من التخطيط
- االزمن الذي تنفذ فيه الخطة
- الأفراد القائمون على عليها
- عملية التنفيذ
- عملية المتابعة
سمات الخطة الفعالة
المرونة: مع عناصر البئية، وإمكانية تغيرها.. مع تغيير الظروف المتاحة.
الشمولية: حيث تغطي الخطة كافة الاحتمالات والطوارئ وذلك بالتنبؤ الجيد.
التنسيق: وذلك لمنع التضارب والازدواجية والتداخل، ويكون بالاهتمام بالتتابع المنطقي عند تنظيم خطوات العمل.
الوضوح: هدف محدد، ووسائل ملائمة للوصول إليه، وبيان الإطار المسموح للتحرك فيه، وتحديد المسؤوليات جيدا، كل هذا من خلال التفكير المنطقي الجاد.
الأخلاقية: بحيث لا تتعارض الخطة، من حي أهدافها ووسائلها مع الديانة أو الأخلاق المتعارف عليها في المجتمع.
أهمية التخطيط
فيما يلي نذكر 7 من أهم الفوائد والثمار التي يمكن أن نجنيها من وراء التخطيط الناجح والفعال:
- تحديد الأهداف وتوجيه الجهود نحوها مباشرة.
- تجنب تشتت الجهود والتضارب بين الأنشطة المتقاربة.
- التنبؤ بالمشكلات والاستعداد المبكر لحلها.
- إعداد الكوادر ومعرفة إمكانيات وقدرات العاملين في حال تعلق الأمر بالتخطيط لصالح العمل.
- توفير الوقت وإدارته إدارة جيدة.
- المتابعة وفق معايير ومقاييس موضوعية ومحددة.
- تسلسل وتتابع مراحل التنفيذ، مما يؤدي إلى معرفة ما تم وما سوف يتم إنجازه عن طريق الخطوات المحددة.
قواعد مهمة في التخطيط
بعد أن أجملنا في أهمية التخطيط، نفصل الآن في القواعد الستة الرئيسة لبناء وتنفيذ خطة نجاحة:
تحديد الأولويات
على الرغم من أنه لا يمكنك القيام بكل شيء في وقت واحد، فإن تحديد الأولويات يساعدك على معرفة المهام الأكثر أهمية والأخرى التي يمكنها أن تنتظر أو تؤجل. إذا كنت تعرف كيفية ترتيب الأولويات، فستتمكن من تقسيم عملك إلى قطع أصغر. وحينها يمكنك التركيز على كل مهمة، واحدة تلو الأخرى، بدءًا بالأكثر أهمية.
حتى إذا كان لديك مليونشيء لتفعله؟ فأول ما ينبغي فعله هو أن تقوم بإنشاء قائمة تضم كل ما عليك القيام به. ثم رتب عناصرها بالترتيب من الأهم إلى المهم ثم الأقل أهمية. وحين تنتهي ابدأ في معالجة الأشياء المدرجة في قائمتك وفق هذا الترتيب.
إدارة الوقت
لا توجد طريقة لنحيل اليوم 25 ساعة أو الأسبوع ثمانية أيام، كل ما لديك هو حيز زمني محدد بدقة غير قابل للعودة أو للتخزين، ولكن ما يمكنك القيام به حتما هو إيجاد طرق لاستخدام هذا الرصيد المتوفر لديك بشكل أفضل، وهنا يبزغ دور إدارة الوقت.
إدارة الوقت هي ببساطة التأكد من أن البرنامج التي تتبعه يساعدك على إنهاء الأشياء التي عليك القيام بها بالشكل والوقت المثاليين. كلما تحسنت في إدارة وقتك، ستشعر أن لديك المزيد من الوقت لتفعل فيه ما شئت.
تسير إدارة الوقت جنبًا إلى جنب مع قائمة أولوياتك، فإلى جانب كل مهمة سبق وأن ضممتها إلى قائمة الأولويات خاصتك، أضف تقديرات للمدة الزمنية التي ينبغي عليك تسخيرها لأداءها. لنفترض على سبيل المثال هذه القائمة كنموذج:
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني في 20 دقيقة
- زيارة أحد الأصدقاء في 60 دقيقة
- قراءة رواية ما في 20 دقيقة
- حفظ جزء من القرءان الكريم في 60 دقيقة
إذا أحسست بأنك تضع تقديرات غير واقعية، مثلا إذا افترضت أن مهمة ما ستأخذ ساعة من وقتك، لكنك بعد التجربة وجدت بأنها تتطلب ساعتين على الأقل لأدائها. فحينها عليك أن تعدل من تقديراتك وتجعلها واقعية بحيث تقع في نطاق قدراتك وجدولك الزمني، وهكذا يوما بعد يوم ستلاحظ بأنك بت تكتسب مهارات جيدة في تنظيم الوقت وتدبيره كما يجب.
تنسيق الموارد
يتطلب كل مشروع أو مهمة استخدام نوع من الموارد. المورد ببساطة هو شيء تحتاج إليه لإكمال المهمة أو أدائها على النحو المرضي. ولعل من المغالطات الشائعة هي أن معظم الناس عندما تلتقط آذانهم هذه الكلمة، يذهب ذهنهم مباشرة إلى المال. لكن الموارد في الحقيقة مفهوم أوسع بكثير لاختزاله في كلمة المال بمعنى النقود والقعطع الورقية.
ففي كثير من الأحيان يتطلب المشروع أكثر ما يتطلب إلى موارد بشرية أو معنوية، في حين قد تتطلب مشاريع أخرى موارد مثل المكان أو الحيز الزمني بشكل رئيسي. بينما قد تتطلب المشاريع الكبيرة أنواعًا مختلفة جدا من الموارد.
عند العمل على مشروع أو مهمة ما، قسّمها إلى أقسام مختلفة أصغر. وضع في الحسبان عند كل قسم السؤال التالي: ما هي الموارد التي أحتاجها لأداء هذه المهمة بشكل مرض؟
وضع لائحة لكل الاحتمالات الممكنة، ثم قم بعدها بعملية الفرز والاختيار حتى تقع على الخيار الأمثل، مرة أخرى ينبغي أن تكون صادقًا وواقعيا.. فمثلا إذا كنت تفكر في إقامة بطولة لكرة القدم، فلا تحاول التفكير في ملعب بمواصفات "الكامبنو" لإجراء المباريات، كن متفائلا واستنفذ أقصى إمكاناتك، لكن دائما في إطار موضوعي، حتى لا ينتهي مشروعك أو مخططك وهو في المهد.
التفويض
قد تكون هذه النقطة صعبة بالنسبة للناس الذين ألفوا العمل والإنجاز بشكل فردي، لكنها حتمية إذا أردت لمشروعك أو مخططك أن يكبرا وينضجا.
والتفويض ممارسة شائعة وأساسية في قطاع الأعمال، فعندما تفوض، فهذا يعني أنك تكلف شخصا آخر بتأدية جزء ما من العمل أو المخطط. وهذا بداهة يعني سرعة وجودة أفضل في أداء المهام المراد تنفيذها، وبالأخص حينما يكون المفوَض متخصصا أو ماهرا في هذه الحيثية من العمل، أكثر من أي شخص آخر ضمن الفريق.
ضع الحلول المعلوماتية في الحسبان
هذه القاعدة تهم أساسا رواد الأعمال. فمما لا ريب فيه أن العالم الآن بتعقيداته قائم بشكل أساسي على ما يسمى: الأتمتة، فعندما تكون لديك مهمة ما، وهذه المهمة لا تتطلب بالضرورة تدخلا بشريا، حيث أنها تقوم على بضع عمليات متكررة.
مثلا فرز البيانات وإعداد الجداول والرسوم البيانية إلى آخره.. فإذا كانت لديك مهمة على هذا الشكل، فمن المهم أن تضع إمكانية " أتمتها " في خطتك.
كل ما ينبغي عليك فعله إذا توفرت لديك الإمكانات هو "تفويض" مهمة برمجة برنامج معين أو منظومة آلية لتأدية ما تود من البرنامج أن يقوم به. وعندما يعمل هذا الأخير بشكل صحيح، سيتم إنجاز العمل تلقائيًا. بحيث يكون قادرا على تكرار ذات العملية مرارًا وتكرارًا دون أي تعب، ومع عدد قليل جدًا من الأخطاء والهفوات.
وعلى الرغم من أن عددا كبيرا من المهام لا تقدر الآلات على أدائها أو حتى بشكل قريب من أداء الإنسان الحي، إلا أنها قد تكون مفيدة جدا في كثير من الأحيان في تسريع تنفيذ مخططاتك، وأيضا قد توفر لك قدرا مهما من المال لإعادة استثماره على المدى المتوسط أو البعيد.
التخطيط للمفاجآت
إن كونك مخططًا ومنظمًا ناجحًا له علاقة كبيرة بقدرتك على التعامل مع المستجدات والوقائع الفجائية. فعادة، الخطط المثالية التي نسطرها ونحدد خطواتها بشكل دقيق، لا تسير دوما من النقطة أ إلى النقطة ب، كما يجب أو بالأحرى كما كنا نتوقع.
فعلى سبيل المثال، قد تكون منغمسا حتى ذقنك في مهمة ما فيعملك، وفجأة من دون سابق إنذار يظهر مشروع غير متوقع وسيطلب منك مديرك الاهتمام به، وأنت ليس بوسعك رفضه أو الاعتذار عن عدم أدائه.
لذا فمن المهم جدا أن تفكر في وضع خطة مرنة مستعدة للتكيف والتعامل مع مختلف المفاجآت.وفي النهاية فأين المتعة والمغامرة التي تحفز الأدرينالين لدينا، عندما تسير الأمور بشكل آلي دون مفاجآت، صعوبات وتحديات ؟!
للإستفادة من هذا المقال انسخ الرابط
https://mafahem.com/sl_3278
