ما هو التخطيط وما هي أنواعه للشركات والمؤسسات؟

هل تعرف ما هو التخطيط وما هي أنواعه؟ لا، إذن فأنت في المكان المناسب. لا يتناطح عاقلان في أهمية التخطيط، ودوره الحاسم في تحديد النجاح إن كان على مستوى الفرد، وبالأخص على مستوى الشركات والمؤسسات. فيما يلي، سيقدم لكم موقع مفاهيم إجابة واضحة عن سؤال: ما هو التخطيط وما هي أنواعه ؟ بالتحديد على مستوى الشركات والمؤسسات التي تتطلب عمل الفريق. كما سنتطرق إلى أهم الخطوات من أجل تخطيط فعال وصحيح.

تعريف التخطيط

للإجابة عن الشق الأول من سؤال ما هو التخطيط وما هي أنواعه، فالتخطيط في أبسط تعريفاته، هو:

عملية ذهنية يقوم بها فرد أو فريق، بهدف رسم صورة واضحة عن الأهداف المراد بلوغها، وتحديد الخطوات اللازمة لذلك، مع الأخذ بعين الاعتبار الموارد المادية والمعنوية المتاحة، كما تتضمن هذه العملية تقييم العقبات والتحديات التي قد تعيق سيرورة العمل، والتأكد من سبل مواجهتها.
إذن فلا ريب في أن التخطيط الفعال هو أساس أي عمل ناجح إذ يسهم في تنظيم الأولويات والموارد وبالتالي الرفع من الإنتاجية،ونظرا لأن مستويات الإنتاجية تؤثر بشكل مباشر على نجاح أي فرد أو مؤسسة.
فمن الأهمية بمكان أن تضع الشركات خططًا فعالة وناجحة. وكما يقول المثل:"من لا يخطط، فإنما يخطط لفشله". لذا فعندما تكون هناك مشاكل متشعبة ومتتالية، فغالبًا ما تكون هناك عيوب في الخطة الموضوع، وعليه فحينما تقوم بتحسين طريقة التخطيط لديك ، فيمكن أن تتوقع أيضًا تحسين جميع جوانب العمل الأخرى.

أهمية التخطيط

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل التخطيط مهمًا للشركات والمؤسسات:

يضع قاعدة لجميع الأنشطة، بما في ذلك التوظيف والتنظيم والتوجيه.
يحدد بوضوح ما تتوقعه الشركة، حتى يتمكن الموظفون من تركيز جهودهم على التحرك نحو الهدف.
يساعد في توحيد الفرق المختلفة حول هدف وبرنامج مشترك.
يعزز تحفيز الموظفين من خلال منحهم هدفا ومجموعة واضحة من التعليمات للنجاح في مهامهم.
يساعد الشركات على استخدام مواردها بشكل أكثر فعالية.
يوفر أموال الشركات عن طريق تقليل العمالة المهدرة والموارد والأدوات.
يساعد الشركات على تنسيق الفرق المختلفة من خلال شرح أدوارها وجدولتها بوضوح.
يضع معايير لقياس التقدم والأداء حتى تتمكن الإدارة من قياس الإنتاجية والأداء.
يتنبأ بالمخاطر وطرق تقليل تأثيرها حتى يتمكن الموظفون من التصرف بسرعة في حالة حدوث مشكلات.
يتنبأ بالحاجة إلى التغيير في ظروف معينة ويعطي خطة لكيفية إدارة التغييرات.

أنواع التخطيط المختلفة

أما عن الشق الثاني من سؤال: ما هو التخطيط وما هي أنواعه؟ فقد تستخدم الشركات أنواعًا مختلفة من التخطيط ، بناءً على مشاريعها وثقافة الشركة وموظفيها. يمكن أن تساعد تجربة أنواع التخطيط المختلفة، الشركات في العثور على النهج الصحيح لاحتياجاتها. فيما يلي أكثر أنواع التخطيط شيوعًا:

التخطيط الرسمي

يضع التخطيط الرسمي خططًا تفصيلية معترف بها رسميًا. يوقع المدير أو الموظف المفوض على الخطة الرسمية بمجرد إنشائها والاتفاق عليها. غالبًا ما تعمل المشاريع الكبيرة والمعقدة بسلاسة أكبر مع التخطيط الرسمي حيث إنه يضع توقعات واضحة. ويمكن لأعضاء الفريق الرجوع دائما إلى نص هذه الخطة واستشارتها في كل ما يجد.

التخطيط غير الرسمي

التخطيط غير الرسمي هو نهج أكثر تساهلا وأقل حدة من سابقه. قد يحدث هذا النوع من التخطيط أثناء جلسات المناقشة. وقد يخبر المسؤول الموظفين بالخطة بأكملها أو فقط الأجزاء ذات الصلة بهم. ويميل التخطيط غير الرسمي إلى العمل بشكل أفضل مع المشاريع البسيطة ذات الأطر الزمنية القصيرة.

التخطيط قصير المدى

يتضمن التخطيط قصير المدى وضع خطط للمستقبل القريب، ويركز عادة على العامين المقبلين أو أقل. يعد التخطيط لكيفية تدريب عدد جديد من الموظفين مثالاً على التخطيط قصير المدى. ونظرًا لأن الشركات تنفذ الخطط قصيرة المدى بسرعة ، فمن السهل تقييم نجاحها.

التخطيط على المدى المتوسط

يتضمن التخطيط متوسط المدى وضع خطط مستقبلية على المدى المتوسط.عادةً ما يتعلق بفترة تتراوح بين السنتين إلى الخمس سنوات القادم.يعد وضع خطط لشراء مواد جديدة أو تغيير طرق الإنتاج بعض الأمثلة على الخطط متوسطة الأجل.

التخطيط على المدى الطويل

يحيل التخطيط طويل الأجل إلى وضع خطط لمستقبل الشركة على مدى 5 إلى 15 عامًا في المستقبل. يمنح التخطيط طويل المدى الشركات متسعًا من الوقت لتصحيح الأخطاء ووضع الأمور في نصابها.
كما أن هذا النوع من الخطط يؤطر الخطط الذي سلف وأن ذكرناها. أيضا قد تقوم الشركات بمراجعة خططها طويلة الأجل بشكل دوري لتأخذ بعين الاعتبار المتغيرات والمستجدات الحاصلة في ميدان عملها.

التخطيط الاستراتيجي

يتضمن التخطيط الاستراتيجي تحديد الأهداف والسياسات والاستراتيجيات لتحقيقها. هذا النوع من التخطيط يعطي الشركة اتجاهًا للمستقبل. يتولى الفريق التنفيذي التخطيط الاستراتيجي داخل الشركة.
وإذا حددوا نقاط ضعف أو مشكلات قد تؤثر على قدرة الشركة على تحقيق الأهداف ، فإنهم يضعون استراتيجيات لمعالجتها. عادة ما يكون التخطيط الاستراتيجي تخطيطًا متوسط المدى أو طويل الأجل.

التخطيط التشغيلي

يقوم مشرفي الوحدات ورؤساء العمال، بإنشاء هذه الخطط التشغيلية. وتغطي هذه الخطط فترات قصيرة تبدأ في الوقت الحاضر وتمتد من أسبوع إلى عام واحد.الخطط التشغيلية هي الأكثر تحديدًا وتفصيلا، حيث توضح كيفية إكمال المهام بكفاءة. وللحفاظ على سير الأعمال بسلاسة.
غالبًا ما تقسم الشركات الخطط التشغيلية إلى المجالات المختلفة، مثل التمويل والتسويق والإنتاج.

خطط الاستخدام الوحيد

كما يوحي اسمها، تناسب خطط الاستخدام الوحيد مشروعًا واحدا بحد ذاته. وهي تحدد مسار العمل الذي يمكن للموظفين اتخاذه لتحقيق مساعي هذا المشروع. كما أنها تحدد برنامج الأنشطة وجدول الإجراءات والميزانيات المطلوبة. بمجرد أن يصل الموظفون إلى الهدف النهائي، يتم الاستغناء عن هذه الخطة.

أجزاء التخطيط

الآن، سنكون قد أجبنا عن ما هو التخطيط وما هي أنواعه، وفيما يلي نقدم لكم مراحل التخطيط الرئيسية:

1. التنبؤ

التنبؤ هو توقع ما قد يحدث في المستقبل. ما يساعد في تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط لتقليل تأثيرها. كما يساعد في بث جو من الثقة العامة، وتقليل الشكوك في جدوى الخطة، وبالتالي رفع الإنتاجية.

2. تحديد الأهداف

يساعد تحديد الأهداف على فهم ما يراد تحقيقه.أفضل الأهداف تتميز بالواقعية والتحديد.عندما يفهم الجميع الأهداف المطلوبة، يكون للأنشطة التي يؤدونها دافع أكبر للعطاء.

3. تطوير البرامج

البرامج هي مسارات العمل التي يتخذها الموظفون لتحقيق الأهداف.توضح البرامج المطورة جيدًا تسلسل الأحداث، بالترتيب، ما سيساعد الفريق على النجاح.يمكن للموظفين التركيز أكثر عندما يفهمون ما يجب عليهم فعله ومتى يفعلون ذلك.

4. ابتكار الاستراتيجيات

الاستراتيجيات هي خطط عامة عالية المستوى تحدد كيف يمكن للأعمال التجارية أن تكتسب ميزة تنافسية.يمكن للاستراتيجيات أن تساعد الشركات على تحقيق النجاح في سوق معين أو بمنتج أو خدمة معينة.يمكن أن يساعد إنشاء استراتيجيات فعالة الشركة على تحقيق أهدافها.

5. الجدولة

تتضمن الجدولة تحديد أوقات الإجراءات الواردة في الخطة. تساعد الجدولة الواضحة الموظفين على فهم الموعد النهائي للتسليم. كما تضع الخطة الجيدة أيضًا مواعيد الاجتماعات والمواعيد النهائية للإنجاز، لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.

6. وضع القواعد العامة

تساعد القواعد الواضحة الموظفين على تلبية المتطلبات وتجنب السلوكيات المضرة بسير العمل. غالبًا ما تكون تخطيط القواعد العامة أبسط مراحل التخطيط. بينما قد يقوم المديرون بتعديلها بمرور الوقت، إلا أنها عادة ما تكون متسقة إلى حد ما على مدار عمر الشركة.

7. تنظيم الموارد

يساعد تنظيم الموارد والميزانيات، على بقاء الشركات والمؤسسات بمرور الوقت، وذلك عن طريق تقليل الإسراف والهدر، والاستثمار في كل ما هو متاح ومفيد لأداء فريق العمل.

في الختام، يمكن أن نقول بأننا أحطنا بسؤال: ما هو التخطيط وما هي أنواعه، كما قدمنا خطوات عملية من أجل تخطيط فعال ومفيد لبلوغ أهدافك ومساعيك على المستوى الشخصي أو الجماعي.

للإستفادة من هذا المقال انسخ الرابط

https://mafahem.com/sl_19234

تم النسخ

لم يتم النسخ