كيف تنظم يومك لتحقيق مهامك اليومية كاملة

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

أهمية تنظيم الوقت في يومك

هناك بعض النقاط الهامة التي يجب أن تعرف عليها عند طرح سؤال "كيف تنظم يومك":

• تنظيم الوقت يساعدك أيضا على تحقيق أقصى قدر من الوقت للانتهاء من كافة أعمالك بالإضافة إلى بقاء جزء منه لترفيهك ومتعتك الشخصية حيث أن تنظيم وقتك يوميا يعطيك فرصة جيدة.

• حتى تتعرف على أعمالك وترتيبها حسب الأولويات وتحدد وقت الاسترخاء بين الأعمال المختلفة لكي تستطيع استكمال جميع أعمالك والانتهاء منها بنشاط.

• حيث إن وضع جدول تنظيم ليومك يساعدك على إدارة وقتك وأعمالك بكفاءة أكثر فتنجح في إنجاز الكثير من الأعمال ذات الأولوية وقلة احتمالية نسيان أي مهمة أو أن تنشغل بشيء جانبي.

امتلاك تقويما أو دفتر تخطيط زمني

عمل دفتر

يجب عليك اختيار دفتر تخطيط زمني يتناسب مع الأعمال التي تقوم بها والوقت المتاح لك لهذه الأعمال.

حيث أن بعض التقويمات أو الدفاتر الزمنية توفر صفحات لتخطيط زمني تكافئ أسبوع أو يوم أو حتى بالساعة ويمكنك أيضا اختيار دفتر عادي وتقسيمه بنفسك بحيث يناسب عملك ويجب عليك أن تختار دفترا لجميع أعمالك.

فمثلا هناك من يختار تقويم زمني للعمل وآخر للمدرسة وهكذا فهذا أمر خاطئ يجب أن تختار دفتر زمني لكل شيء وتدون فيه جميع أعمالك اليومية وتحدد لها وقت معين لإنجازها ويجب عليك أن تلتزم بالدفتر الزمني والترتيب الذي اخترته.

الخيارات الرقمية

وهناك أيضا العديد من الخيارات الرقمية الخاصة بأجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية فهي تتضمن مختلف الأجهزة الالكترونية التي تستخدمها.

حيث تدخل إلى تطبيق التقويم في أي وقت ومن اي مكان من خلال جهازك المتنقل سواء الحاسب الآلي أو التليفون الذكي وتختار عملك الذي قمت بتدوينه مسبقا.

وأيضا هذه التطبيقات غالبا ما تحتوي على تذكير وتوقيت زمني ومزايا أخرى تسهل عليك القيام بالأعمال في الوقت المناسب ومن المنصوح به أن تختار أداة للتقويم الزمني سواء الرقمية أو الورقية تكون محتوية على مساحة إضافية حتى تستطيع تدوين ملاحظاتك على أعمالك المختلفة.

فهذا يساعدك على تعقب انجازك للأعمال المختلفة وكيفية قيامك به فعلى سبيل المثال من الممكن اسفل قسم "الذهاب إلى الجيم" أن تكتب ملاحظات بأنك قمت بعمل تمارين إضافية لهذا اليوم وأن هذا زاد من شعورك بإحساس رائع ،فإضافة مثل هذه الملاحظات تساعدك على متابعة سلوكياتك بشكل أفضل.

استخدام وسيلة تسجيل ورقية

إذا كنت تحاول الانتقال من استخدام الوسائل الورقية إلى وسائل رقمية سوف تجد أن الأمور أصبحت أكثر دقة وأصعب بعض الشيء حتى أن تعتاد على هذا النظام الجديد.

لذلك ينصح بأن تحتفظ بالوسيلتين خلال الأيام الأولى وتقوم بإعادة التدقيق والتفحيص للتأكد من أنك لم تنسى أي مهمة حتى أن تعتاد على الوسيلة الجديدة وبعد ذلك لا تستخدم غيرها.

القيام بترتيب المهام اليومية

عند الرغبة في تطبيق أجوبة تساؤل "كيف تنظم يومك" يمكن عمل ذلك من خلال وسائل التنظيم الالكترونية يمكنك أن تقوم بتنسيق مهامك بطريقة لونية فتختار لون معين لكل مهمة فعلى سبيل المثال يمكنك أن تختار اللون الأخضر للمهام المرتبطة بالعمل.

وأن تختار اللون الأحمر للمهام المرتبطة بالدراسة واللون الأزرق للمهام المرتبطة بالمنزل واللون البنفسجي للعطلات وهكذا ويمكنك القيام بنفس الأمر إذا كنت تستخدم تقويم ورقي وعلى أساس هذه الألوان يمكنك التمييز بين أعمالك المختلفة ووضع الأولويات الخاصة بك في المقدمة.

يمكنك أيضا ترتيب مهامك وتنظيمها باستخدام الترميز اللوني لها فهذا يساعدك على فهم المهام التي تتطلب الكثير من الوقت للعمل عليها على سبيل المثال أن هناك الكثير من المهام ذات اللون الأخضر.

إذن فإن المهام الخاصة بالعمل كثيرة وتتطلب الكثير من الوقت والقليل من المهام ذات اللون الأزرق ومن هنا نستطيع فهم أن الأعمال المنزلية قليلة ولا تتطلب وقت كثير لأدائها وهكذا.

ترتيب المهام اليومية بحسب الأولوية

يجب عليك أن تحدد أي هذه المهام أكثر أهميه بالنسبة لك ويجب انجازها أولا وأي منها يمكنك تأجيله ولفهم هذه المسألة يمكننا الشرح بمثال فنقول.

مثلا أنه مطلوب منك في المدرسة المذاكرة لاختبارين وإعداد تقريرين للمعمل وكتابة مقال وتجهيز عرض تقديمي.

وكل هذا مطلوب أداؤه في أسبوع واحد هذه بالطبع مهام كثيرة في وقت قليل لأدائها لذلك يمكننا شرح كيف يمكن تنظيم هذه المهام لإنهائها في هذه الفترة القليلة:

يجب عليك أولا أن تسأل نفسك بعض الأسئلة حتى تكتشف أية هذه المهام يجب انجازها أولا وفي كم من الوقت.

مثل الأسئلة الآتية: أي مهمة مستحقة أولا؟ أي مهمة سوف تأخذ مدة أكثر من الوقت؟ أي مهمة هي الأهم مقارنة بقيمتها؟ أيا من هذه المهام تمثل تحديا أكبر لأدائها؟ وهكذا.....

وبعد ذلك يمكنك تحديد ما إذا كان الموعد النهائي للتسليم أو المدة المطلوبة أو القيمة المتعلقة بكل مهمة هي الأولوية الأساسية ولأنك أكثر من يعرف نفسك ويعرف قدراتك فسوف تختار الأولويات التي تناسبك وتناسبك قدراتك.

التعليم على المهام ذات الأولوية

عند الرغبة في تطبيق أجوبة سؤال "كيف تنظم يومك" عليك أن تحدد قائمة من الأولويات:

عندما تقوم بترتيب أولوياتك ومهامك قم بالتعليم على المهام الأهم والأجدر للقيام بها أولا في جدولك فتكتب حرف (أ) بجوار المهام التي يجب انجازها أولا وحرف (ب) بجوار المهام التي يمكن تأجيلها للغد و(ج) بجوار المهام التي قد تملك وقتا لنهاية الأسبوع وهكذا....

قم بتخصيص الوقت المحدد لكل مهمة

يمكنك فعل ذلك عن طريق كتابة المدة التي ترى أنها مناسبة لكي تقضيها في أداء مهمة معينة فمثلا يمكنك تخصيص ساعتين مثلا للمذاكرة وساعة للتمارين الرياضية ونصف ساعة لإرسال بريدين الكترونيين ونصف ساعة لتمشية الكلب وهكذا.

ومن الضروري أن تنهى كل مهمة في الوقت الذي حددته بنفسك في أداء هذه المهمة حتى لا تعرض نفسك للضغط اذا كان جدولك مليئا بالأعمال.

ويجب عليك ألا تنسى أن تضع في اعتبارك الأوقات الثانوية في يومك مثل أوقات التنقل والمواصلات وأوقات تناولك للطعام وغير ذلك من الأوقات الثانوية المستهلكة بين أعمالك.

إضافة بعض الوقت الإضافي إلى جدولك

لا يمكن التقليل من قيمه الوقت اللازم للانتهاء من أي مهمة فمسألة أن تضع في اعتبارك الوقت الذي تستغرقه لإعداد مهمة معينة مهم جدا والوقت الذي ستحصل على الراحة بعد الانتهاء منها أيضا فهذا سوف يساعدك على تنظيم وقتك بشكل دقيق أكثر وهذا يتم عن طريق الآتي:

أن تحاول دائما زيادة تقديرك للمدة اللازمة لأداء مهمة معينة فمثلا تضيف ربع الوقت المحدد للمهمة في جدول عملك مثل أن تحدد خمس دقائق للشيء الذي يتطلب منك أداءه أربع دقائق وعشر دقائق للمهام التي قد تتطلب منك ثمانية دقائق.

وهكذا فهذه الدقائق الإضافية سوف تكون بمثابة دقائق تتيح لك حرية الحركة وتجنب التأخر في إحدى المهام والتخلف عن جدولك الذي نظمته لنفسك.

يجب أيضا أن تعرف أي المهام الصغيرة الأخرى التي قد تحيط بالمهام الأكبر والتي يجب أن تضعها في اعتبارك عند وضع جدولك.

فعلى سبيل المثال قد تحتاج إلى الاستحمام بعد الانتهاء من التمارين الرياضية أو أنك يجب أن تنهي محادثتك مع زميلك الذي يتمشى معك عائدا من منزل في خلال ربع ساعة فقط وهكذا.