آخر تحديث: 10/05/2021

كيفية إنشاء خطة عمل

كيفية إنشاء خطة عمل
تقول الحكمة: إن الذين لا يخططون، إنما يخططون لفشلهم. و لهذا فكل عمل أو مشروع، باختلاف حجمه وأهميته وميزانيته وأهدافه، يتطلب تخطيطا واضح التصور، مدقق الخطوات ومحددا للمعالم الكبرى والصغرى، ما هي خطة العمل؟ لما تحتاجها؟ وما هي كيفية إنشاء خطة عمل أو مشروع؟

خطة العمل

خطة العمل هي قائمة مرجعية للخطوات أو المهام التي تحتاج إلى إنجازها وإكمالها من أجل تحقيق الأهداف التي حددتها.

إنها جزء أساسي من عملية التخطيط الاستراتيجي وتساعد في تحسين تخطيط العمل الجماعي. ليس فقط في إدارة المشاريع، ولكن يمكن استخدام خطط العمل من قبل الأفراد لإعداد استراتيجية لتحقيق أهدافهم الشخصية كذلك.

مكونات خطة العمل

وصف -واضح المعالم- للهدف المراد تحقيقه، يتضمن ما يلي:

  • المهام / الخطوات التي يجب تنفيذها للوصول إلى الهدف.
  • الأشخاص الذين سيتولون مسؤولية تنفيذ كل مهمة.
  • متى سيتم الانتهاء من هذه المهام (المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية).
  • الموارد اللازمة لإكمال المهام.
  • تدابير لتقييم التقدم المحرز.

خطة العمل ليست شيئا جامدا. فكلما نمت مؤسستك، أو تغيرت الظروف المحيطة، سيتعين عليك إعادة النظر فيها وإجراء التعديلات اللازمة لتلبية آخر الاحتياجات.

لماذا تحتاج إلى خطة عمل؟

في بعض الأحيان، لا يمضي الناس وقتًا كافيا لوضع خطة عمل جيدة قبل الإنجاز، مما يؤدي في معظم الحالات إلى الفشل. إذا لم تكن قد سمعت، "الفشل في التخطيط تخطيط للفشل"، هكذا قال بنيامين فرانكلين ذات مرة.

التخطيط يساعدك على الاستعداد للعقبات المقبلة ويبقيك على المسار الصحيح. ومع وجود خطة عمل فعالة، يمكنك زيادة إنتاجيتك والحفاظ على تركيزك.

فوائد خطة العمل

فيما يلي بعض فوائد خطة العمل التي يجب أن تعرفها:

  • يعطيك اتجاه واضح. نظرًا لأن خطة العمل توضح بدقة الخطوات التي يجب اتخاذها ومتى يجب إكمالها، ستعرف بالضبط ما عليك القيام به.
  • إن كتابة أهدافك وتخطيطها في خطوات سيمنحك سببًا للبقاء متحمسًا وملتزمًا طوال المشروع.
  • مع خطة العمل، يمكنك تتبع تقدمك نحو هدفك.
  • نظرًا لأنك تدرج جميع الخطوات التي تحتاج لإكمالها في خطة العمل الخاصة بك، فسوف تساعدك على تحديد أولويات مهامك بناءً على الجهد والتأثير.

كيفية إنشاء خطة عمل

من الظاهر، يبدو أن وضع خطة عمل أمر سهل إلى حد ما. ولكن هناك العديد من الخطوات الهامة التي تحتاج إلى اتباعها بحذر من أجل الحصول على أفضل النتائج. إليك كيفية إنشاء خطة عمل موضحة في 7 خطوات واضحة:

حدد هدفك النهائي

إذا لم تكن واضحًا بشأن ما تريد القيام به وما تريد تحقيقه، فأنت تجهز نفسك للفشل.

هل تخطط لمبادرة جديدة؟ ابدأ بتحديد المكان الذي أنت فيه والمكان الذي تريد أن تكون فيه.

هل تود حل مشكلة ما؟ قم إذ بتحليل الموقف واستكشاف الحلول الممكنة..

ثم اكتب هدفك. وقبل الانتقال إلى الخطوة التالية، تأكد من أن هدفك يتوافق مع معايير SMART. أو بعبارة أخرى، تأكد من أنه:

  • هدف محدد أي واضح المعالم من جميع النواحي.
  • قابل للقياس، مؤشرات القابلية للقياس مهمة لتتبع التقدم المحرز.
  • يمكن تحقيقه - بمعنى أنه واقعي ويمكن تحقيقه في حدود الموارد والوقت والمال والخبرة المتوفرة، وما إلى ذلك.
  • ملائم - يتوافق مع أهدافك الأخرى.

اذكر المراحل التي يجب اتباعها

الهدف واضح. لكن ينبغي تحديد ما الذي يجب عليك فعله بالضبط لتحقيقه؟

تأكد من أن كل مهمة محددة بوضوح وقابلة للتحقيق. إذا صادفتك مهام أكبر وأكثر تعقيدًا، فاقسمها إلى مهام أصغر يسهل تنفيذها وإدارتها.

تحديد الأولويات وإضافة المواعيد النهائية

من الأهمية أن تقوم بإعادة تنظيم القائمة من خلال تحديد أولويات المهام لديك. بعض الخطوات، أحيانا قد تكون ضرورية و رئيسية من أجل المرور إلى خطوات فرعية أخرى.

أضف المواعيد النهائية، وتأكد من أنها واقعية. استشر الشخص المسؤول عن تنفيذ المهمة، وحدد قدراته وإمكانياته قبل تحديد المواعيد النهائية.

تعيين المعالم

المعالم يمكن اعتبارها الأهداف الصغيرة التي تؤدي إلى الهدف الرئيسي في نهاية المطاف. تتمثل ميزة إضافة المعالم في أنها تعطيك وأعضاء فريقك الفضول للتطلع إلى شيء ما، وتساعدتهم على البقاء متحمسين على الرغم من أن تاريخ الموعد النهائي بعيد.

ابدأ من الهدف النهائي وفي طريق عودتك، حاول أن تحدد المعالم و الأهداف الجزئية، واعمل على تحقيقها.

تحديد الموارد اللازمة

قبل أن تبدأ مشروعك الخاص، من الضروري التأكد من أن لديك كل الموارد اللازمة لاستكمال المهام. وإذا لم تكن متوفرة حاليًا، فيجب عليك أولاً وضع خطة للحصول عليها، تذكر ما قلناه سلفا في تحديد الأولويات.

هذا يجب أن يشمل أيضا ميزانيتك المالية. يمكنك تخصيص جزء أو عمود من خطة العمل الخاصة بك لتحديد تكلفة كل مهمة إن تطلب الأمر ذلك.

قم بتجسيد وتصوير خطة العمل

الهدف من هذه الخطوة هو إنشاء شيء يمكن للجميع فهمه في لمحة ويمكن مشاركته مع الجميع.

سواء أكانت خطة عملك على شكل مخطط انسيابي، أو مخطط جانت أو مكونة من جداول ورسومات، تأكد من أنها تنقل بوضوح العناصر التي حددناها حتى الآن - المهام، والمكلفين بأدائها، والمواعيد النهائية، والموارد، إلخ...

يجب أن يكون هذا المستند في متناول الجميع ويجب أن يكون قابلاً للتحرير.

مراقبة وتقييم وتحديث

خصص بعض الوقت لتقييم التقدم الذي أحرزته مع فريقك.

يمكنك وضع علامة على المهام التي تم إكمالها في خطة العمل النهائية هذه، مع الإشارة إلى كيفية إحراز التقدم نحو الهدف.

سيؤدي ذلك أيضًا إلى إبراز المهام المعلقة أو المتأخرة، وفي هذه الحالة تحتاج إلى معرفة السبب وإيجاد الحلول المناسبة. ثم قم بتحديث خطة العمل وفقًا لذلك. 

إن خطط العمل قد تم تصميمها أساسا لتوجيه طريقك نحو تحقيق أهدافك. إنها تحول رؤيتك إلى أهداف وخطوات عملية. وهذا يساعدك على البقاء مركزا وممتلكا للدوافع اللازمة للحركة والتقدم.
من الموظف الفردي في المؤسسة إلى الإدارات الأكبر حجمًا، يمكن الاستفادة من خطط العمل كمنهجية لبلوغ ما تسعى إليه من مطامح ومكاسب. وهي منهجية فعالة ومعتمدة في كل المشاريع والأعمال الناجحة!