ما الفرق بين التقرير والمحضر وعرض الحال في المراسلات الإدارية؟

هناك تساؤلات كثيرة حول ما الفرق بين المحضر والتقرير في المراسلات الإدارية نظراً إلى أن الأغلبية يعتقدون أن الاثنين واحد ولا فرق بينهما، وفي المقابل توجد فئة أخرى تؤكد أن هناك فرق بين الاثنين. سنتعرف في هذا المقال في موقع مفاهيم على إجابة سؤال ما الفرق بين المحضر والتقرير من خلال ذكر الفروقات الموجودة بينهم من حيث التعريف والمفهوم والعناصر وما إلى ذلك.

للنشر

واتس اب شارك غرد شارك

جدول المحتويات

• ما الفرق بين المحضر والتقرير من حيث المفهوم والتعريف؟
• ما الفرق بين المحضر والتقرير من حيث العناصر والشروط
• الفرق بين التقرير وعرض الحال
• أوجه التشابه بين التقرير والمحضر
• فوائد التقرير بشكل عام
• أنواع التقارير
• صفات كتاب التقارير

ما الفرق بين المحضر والتقرير من حيث المفهوم والتعريف؟

سنتعرف في هذه الجزئية على الكثير من الفروق والاختلافات التي تعتبر إجابة لسؤال ما الفرق بين المحضر والتقرير بشكل كبير، وتتمثل تلك الفروق في الآتي:

تعريف المحضر:

• المحضر طابع رسمي لا يتم كتابته إلا من خلال ضابط شرطة.
• المحضر يوجد في حالة واحدة فقط وهي الكتابة.
• نطاقه يكون ضمن الأمور التي تستدعي إثبات حالة ووقائع مثل جريمة أو سرقة.
• المحضر وسيلة للأثبات ليست للأخبار وبمعني آخر رسمي لا يصدر إلا من جهة رسمية.
• لكي يكون المحضر سليم وصحيح بنسبة١٠٠٪ يجب أن تتوفر به شروط معينه، بخلاف التقرير فالأمر لا يستدعي أي شروط أو كيفية.

تعريف التقرير:

• وسيلة للأخبار والإعلام فقط.
• التقرير يكتب من قبل أي موظف إلى رئيس عمله من أجل اطلاع رئيسه على تفاصيل العمل أو المشكلة.
• طريقة كتابة التقرير تكون بطريقة متسلسلة في عرض الأحداث أو المعلومات المتعلقة بالموضوع، واذا كان التقرير خاص بمشكلة يتم التسلسل في كتابتها إلى أن يتم الوصول إلى حل في آخر التقرير.
• يراعى أثناء كتابة التقرير أن يكون مبسط إلى اقصي درجة خالي من التعقيدات وأيضا من الانحيازات الشخصية للفرد الذي يقوم بكتابة التقرير عند ذكر الإنجازات والتوصيات.
• يمكن أن يوجد التقرير في صورتان الصورة الأولى يكون مكتوبا والصورة الثانية هي أن يكون شفهيا (شفويا).
• من حيث العمومية والشمول التقرير مقدم على المحضر في هذان الأمران.
• التقرير يغلب عليه الطابع الفني بخلاف المحضر فهو يغلب عليه طابع رسمي أكثر من الفني.

ما الفرق بين المحضر والتقرير من حيث العناصر والشروط

الفرق ين المحضر والتقرير من حيث شروط الكتابة والعناصر، ما يلي:

عناصر وشروط التقرير

• أن التقرير لا تستدعي كتابة أي شروط سوء كتابته بطريقة مرسلة ومبسطة خالية من التعقيد والتحيز الشخصي، أما المحضر فالأمر معقد للغا لأنه يتكون من عناصر ومراحل.

عناصر وشروط المحضر

يتكون المحضر من ثلاثة عناصر أساسية لا يمكن أن يكتمل أي محضر بدون غياب عنصر من عناصره الثلاثة، والعناصر الثلاثة هي المقدمة والمتن وأيضاً الخاتمة.

• المقدمة: تكون عبارة عن سطر أو اثنين بأول المحضر هذا السطر يكتب به التاريخ الوقت والهدف من المحضر.
• المتن: بعد المقدمة مباشرة يذكر في هذا العنصر أسماء الأشخاص الذين حضروا أثناء كتابة المحضر وله علاقة بالواقعة، كما تكتب كافة المعلومات والمواضيع التي يراد إثباتها والخاصة بالواقعة المراد إثبات حالتها.
• الخاتمة: هي آخر عنصر في المحضر يكتب في هذا الجزء الوقت والتاريخ الذي تم بهما الانتهاء من كتابة المحضر، كما يذكر أيضا توقيع جميع الأشخاص الذين حضروا المحضر، بالإضافة إلى توقيع المحرر وهو الشخص الذي قام بكتابه المحضر.

الفرق بين التقرير وعرض الحال

التقرير وعرض الحال يختلفان في الغرض والشكل الذي يقدمان عبره المعلومات. إليك شرحًا لكل منهما:

أوجه التشابه بين التقرير والمحضر

على الرغم من أن التقرير والمحضر يختلفان في بعض الجوانب، إلا أنهما يشتركان في عدة أوجه من التشابه. إليك بعض أوجه التشابه بينهما:

• يستخدم كل من التقرير والمحضر كأدوات لاتخاذ القرار أو لتوثيق الأحداث أو الإجراءات.
• يستخدم كوسيلة لتوثيق الحقائق والأحداث بشكل موضوعي وموثوق.
• يتميز كلا من التقرير والمحضر بأنهما يهتمون بالتنظيم المنطقي للمعلومات وترتيبها بشكل منطقي.

فوائد التقرير بشكل عام

• فائدة الوصول إلى الموضوع أو القضية المراد الوصول إليها في نهاية التقرير.
• القدرة على وضع خطط مستقبلية للتطوير من موضوع ما أو لحل مشكلة معينة.
• يتيح فرصة طرح أفكار جديدة للنقاش والتطوير وإيجاد الطرق والإمكانيات لتطبيق هذه الأفكار على أرض الواقع.
• يحقق التقرير فائدة كتابة الملاحظات والتي يمكن الرجوع إليها مرة أخرى في أي وقت أو في وقت الضرورة.
• التقرير يمنح للشخص الذي يقوم بكتابته فرصة كتابة المعوقات والأزمات التي واجهت هذا الفرد في أي مرحلة من مراحل جمع المعلومات.
• زيادة الثقة بالنفس من خلال العمل جاهدا علي تحقيق الأهداف.
• التقرير مصدر فعال وقوي من مصادر المعلومات المتعلقة ببيئة العمل وفي نفس الوقت يعتبر أقوى سلاح يمكن من خلاله مراقبة هذه البيئة والتعرف علي جميع الأشياء التي تدور بداخل العمل وما يصدر من العاملين.
• وسيلة فعالة موفرة للوقت والمجهود وفي نفس الوقت وسيلة تستخدم كإثبات قانوني موجود في أي وقت ومثبت في ملفات العمل.
• يساهم في التعرف على الأمور الإيجابية والسلبية التي تحدث في العمل مما يتيح فرصك الاستفادة من هذه الإيجابيات بأقصى صورة ممكنة في المستقبل وفي نفس الوقت التعديل من الأمور السلبية ومعالجتها وتحويلها إلى أمور إيجابية ومحفزات للعمل.
• كما يتم تقريب وجهات النظر الخاصة بجميع العاملين باختلاف مستوياتهم التابعة لهم.

أنواع التقارير

• تقارير طويلة: من تسميتها قد يستغرق في كتابتها أيام عديدة وفي بعض الأحيان قد تصل إلى شهور، ومن صفاتها إنها تقارير مستفيضه تتحدث عن الموضوع بشكل عميق من اكثر من جانب.
• تقارير قصيرة: كتابة هذا النوع من التقارير يكون في ورقة واحدة أو اثنين على الأكثر، هذا النوع خاص ببيئات العمل المختلفة الإعلام والصحافة.
• تقارير إعلامية: ما يميز هذا النوع من التقارير مقارنة ب الأنواع الأخرى انه يذكر به الوقت والتاريخ والمكان الذي وقع به الحدث، هذا النوع خاص بالأحداث وعرضها.
• تقارير رسمية: من تسميتها خاصة بعرض المواضيع المعقدة العميقة الرسمية، اللغة المستخدمة في الكتابة تكون رسميه للغاية مع الفصاحة، فهو مكون من ثلاث عناصر المقدمة ومتن التقرير وفي النهاية الخاتمة.
• تقرير وظيفي: من الاسم هو المتعلق بذكر طبيعة الوظيفة من حيث عدد الأشخاص المستمرين في العمل بهذه الوظيفة، كذلك الموقفين ساعات بدا العمل وانتهائه والمدة الكاملة لليوم الوظيفي.

صفات كتاب التقارير

هناك مجموعة من الصفات والمؤهلات التي يجب أن تتوفر في الشخص الذي يقوم بكتابه التقارير والتي تتمثل في الآتي:

• لديه القدرة علي العمل تحت ضغوطات الوظيفة سواء العمل لساعات طويلة أو وجود أزمات ومشاكل في العمل.
• مطلع وبشكل دائم علي التطورات والتقدم الذي يحدث في عالم المعلومات والمعرفة.
• استيعابه للمشاكل بشكل جيد وليس هذا فقط بل قادر على التعامل معها بشكل مرن وفي نفش الوقت يقدم حلول لحل هذه الأزمات والمشاكل.
• لديه القدرة علي التعامل مع برامح المعلومات بطريقة فعالة وناجحة وخاصة الأنواع التي تتطلب إنشاء قاعدة بيانات في كل مرة يتم استخدامه لغرض معين.
• حاصل علي مؤهل أو سبق له الدراسة في مجال مرتبط بشكل قوي بعالم الكمبيوتر والحاسبات.