إدارة الوقت بطرق فعالة و ناجحة

إدارة الوقت بطرق فعالة و ناجحة هو محور مقالنا هذا و هو يستهدف الفئة الإدارية بالدرجة الأولى خاصة الأشخاص الذي يزاولون مهام مكتبية تحتاج منهم الالتزام بتسليم الأعمال في مواعيد محددة و بجودة عالية تظهر مدى كفاءاتهم المهنية.

قضاء ساعات إضافية في المكتب لا يحدد جودة عملك و لا يعطي انطباعا جيدا عن قدرتك الانتاجية في مجال تخصصك، بل الفرق يكمن في مدى قدرتك على إدارة وقت عملك بشكل يحقق الكفاءة و الفعالية، لكن في وقت محدد و منطقي يتناسب مع نوع العمل المنجز و النتائج المحصل عليها.

و هذا التقييم لا يكون هكذا اعتباطيا بل هو نتيجة الكثير من الممارسات و التجارب التي من خلالها نستطيع تخمين معدل وقت العمل المحدد و الانتاجية المتوقع تحصيلها، فهي علاقة تناسبية شيئا ما فبقدر صرف الوقت يجب أن تكون المردودية. و إلا فلا قيمة ترجى من معرفة الطرق الفعالة للإدارة الوقت !

فيما يلي بعض النصائح التي من شأنها أن تساعدك على معرفة الطرق الفعالة لإدارة الوقت.

جدولة المهام بشكل يومي

في هذه الفقرة ندعوك كخطوة أولى أن تحدد المهام التي تريد القيام بها على المدى القريب، بمعنى يمكنك ترتيب أولويات اليوم في الصباح الباكر أو مساء أمس قبل الخلود إلى النوم. الفكرة هنا هو أن نقلل ضغط التوتر و التفكير في المدى البعيد، الشيء الذي يجعلك مرهق و أنت تائه ما بين توقعات لأمور لا تعلم عن ظروفها أي شيء، لكن المباشرة في جدولة المهام بشكل يومي يعتبر أسهل و عملي أكثر خاصة إن قمنا بتدوين كافة التفاصيل بحيث نعتمد على الجدول و لا نقع ضحية النسيان.

و قد يكون بإمكاننا أن نختار جدولة المهام في نهاية الأسبوع، بحيث نكون على استعداد لاستقبال الأسبوع الموالي بتركيز أكبر، و لتحقيق أداء جيد ينصح بتسجيل كل شيء، فكل تفصيل يصبح مهما إن قمنا بتخصيص له موعدا محددا.

جدولة المهام هي بمثابة خطة مدروسة لاستقبال اليوم أو الأسبوع، خاصة إن قمنا بتحديد بعض النقاط المهمة:

• كتابة الأهداف بوضوح.
• تحديد المهام المراد انجازها.
• تحديد الأولويات.
• توقع الحلول البديلة في حال طرأ ظرف مفاجئ.
• تقدير المهام مع مراعات الكفاءة الذاتية و السبل المتاحة، فلا تسرح بخيالك بعيدا.
• تحديد وقت زمني محدد لكل مهمة على حدى، فمن الضروري معرفة موعد البدء و موعد الانتهاء.
• تخصيص وقت للترفيه و كسر ملل الروتين.
• تخصيص وقت للعائلة، زيارة الأصدقاء و إجراء المكالمات الهاتفية المهمة أو الخاصة.

الاستعانة بمذكرة ذات التقويم اليومي

من أجل إدارة الأنشطة اليومية بدقة و جودة عالية، لابد من الاعتماد على مذكرة خاصة تكون بهدف تسهيل إنجاز كل المهام التي تم جدولتها سابقا.

هنا يمكننا الاعتماد على مذكرة ورقية أو مذكرة إلكترونية، و هذه الأخيرة موجودة بتطبيقات مختلفة يمكنك تجربتها حتى تختار الأنسب بالنسبة لك، فنجد مثلا تقويم google أو Outlook ، و غيرها من التقويمات التي نجدها عبر تطبيقات الهواتف الذكية التي لا تعد و لا تحصى و يمكنك تحميلها مجانا و مباشرة الاعتماد عليها عوض الطريقة الكلاسيكية التي تعتمد على مرافقة القلم و الورقة.

في النهاية المسألة اختيارية و لكل شخص اختيار ما يرتاح له و يناسب أسلوب حياته.

القضاء على لصوص الوقت

لصوص الوقت هم أشياء تطرأ فجأة دون سابق إنذار، مهمتها إهدار الوقت دون تحقيق أي فائدة مرجوة و لا تضيف أي قيمة إيجابية لإنتاجيتك، لهذا وجب القضاء عليها حتى لا تفسد اتمام المهام التي قمنا بجدولتها سابقا.

بعض الأمثلة عن لصوص الوقت:

• اتصال هاتفي غير مهم، يمكن تأجيله إلى وقت لاحق.
• استخدام مواقع التواصل الإجتماعي أوقات العمل.
• قبول المهمات الخارجية التي لا تتماشى مع أولوياتك.
• الانشغال بهدر الوقت في تحقيق أهداف غير واضحة.
• حضور اجتماعات مجهولة الأهداف.

التنظيم

التنظيم أساس النجاح و القاعدة الذهبية لإتمام المهمات بشكل أسرع و كفاءة أعلى، بالإضافة لكون التنظيم يمنح شعورا بالارتياح مما يجعل أداء المهمات أسهل كما يوفر الكثير من الوقت، حيث يمكنك إيجاد أي شيء تبحث عنه في الحال عكس ما يقع حين تعم الفوضى في المكان، و يغيب التنسيق ما بين العناصر الأساسية في العمل.

يأتي تنظيم معدات و أدوات العمل مكملا لجدولة المهام، كما يساهم في توفير الوقت على المدى المتوسط و البعيد و يجعلك لا تنسى أي تفصيل مما يعود عليك بالنفع الكبير و يسهل عليك القيام بكل المهمات بيسر و بدون توتر أو ضغوطات.

وضوح الرؤية

من أشياء المهمة وضوح الرؤية خاصة في الجانب المتعلق بنوع المهمات الموكلة لك حتى تتفادى الوقوع في سوء الفهم ما بين زملاء العمل و أيضا حتى تحدد بدقة ما يجب عليك فعله و كيف عليك القيام به و متى موعد تسليم العمل و ما هي الخطوات المرجو التقيد بها لتحقيق الأهداف المسطرة و ما نوع المسؤولية التي عاتقك.

في حال حدث لبس و لم تفهم أي شيء مهما بدا لك بسيطا في المهمة التي كُلفت بها، بادر بطرح الأسئلة حتى تتأكد من كل تفاصيل العمل و تكون على قدر من الثقة بما أنت مُكلف به و أنك فهمت بشكل جيد كل شيء يتعلق بعملك.

الافتقار إلى وضوح الرؤية يؤدي إلى هدر الكثير من الوقت و الجهد في محاولة بائسة لفهم ما يجب عليك القيام به بالضبط ، كأنك تدخل في متاهة مظلمة بدون شارات توضح لك ملامح الطريق و ترشد ك نحو الوجهة التي تريد الوصول إليها.

تفويض المهام لأهلها

ليس عليك القيام بكل المهام في حين بإمكانك أن تعتمد على أشخاص أكفاء لتنفيذ بعض المهمات، و ذلك حتى توفر الطاقة و الجهد لإنجاز مهمات تحتاج تركيزا و جهدا أكبر. و هذا يساعد أيضا في تقسيم المهمات و إشراك الآخرين بشكل يسهل سيرورة العمل و تنفيذه في وقت أقل.

إيجاد الشخص المناسب في الوقت المناسب لتفويض المهمات التي تريد تفويضها لهو بمثابة تحدي و انجاز في حد ذاته.